Kontrole rok 2023
- Kontrola projektu pn. „Aktywizacja osób młodych pozostających bez pracy w mieście Katowice (V)” w ramach Poddziałania 1. 1. 1 PO WER przeprowadzona w dniach 21 – 24.02.2023 r. w Powiatowym Urzędzie Pracy przy ul. Pośpiecha 14 w Katowicach przez pracowników Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Katowicach.
Zakres kontroli:
Prawidłowa i efektywna realizacja projektu zgodnie z zawartą umową i aneksami. Kontrola dokumentacji dotyczącej realizacji projektu, w tym m. in. dokumentacji dotyczącej zgodności rzeczowej realizacji projektu oraz prawidłowości realizacji polityk horyzontalnych, w tym równości szans i niedyskryminacji i równości szans płci, kwalifikowalności uczestników projektu oraz prawidłowości przetwarzania danych osobowych, form wsparcia, rozliczeń finansowych, zgodności realizacji projektu z przepisami i zasadami wspólnotowymi, przepisów o pomocy publicznej/pomocy de minimis, archiwizacji dokumentacji i zapewnienia ścieżki audytu, działań promocyjno - informacyjnych .
Ocena:
Projekt jest realizowany co do zasady w sposób poprawny, ale potrzebne są usprawnienia, nie stwierdzono wydatków niekwalifikowanych.
Zalecenia pokontrolne i rekomendacje:
- IP rekomenduje, aby w przypadku realizacji kolejnych projektów współfinansowanych ze środków unijnych Beneficjent dołożył należytej staranności przy realizacji wskaźników produktu, tak aby zrealizowane one zostały na poziomie założonym we wniosku o dofinansowanie.
IP przyjmuje zobowiązanie Beneficjenta do wdrożenia zalecenia w przypadku realizacji kolejnych projektów wspófinansowanych ze środków unijnych.
- W trakcie kontroli Beneficjent wyjaśnił, iż sprawozdanie i opinia są własnością stażysty i stanowią dopełnienie zaświadczenia wydawanego przez Powiatowy Urząd Pracy w Katowicach. Beneficjent wskazał, iż po zapoznaniu się z treścią opinii i sprawozdania o stażyście oraz zweryfikowaniu danych w nich zawartych, wystawił zaświadczenie o odbytym stażu, które zostało także przekazywane stażystom. Beneficjent wskazał, iż nie posiada kopii opinii oraz sprawozdania z przebiegu stażu ww. trzech uczestników projektu, natomiast były one przedstawione i razem z zaświadczeniem zwrócone uczestnikom. Wobec powyższego IP rekomenduje, aby w trakcie realizacji kolejnych projektów współfinansowanych ze środków EFS wprowadzono system kontroli, który zagwarantuje kompletność dokumentacji przechowywanej przez Beneficjenta dotyczącej realizacji form wsparcia.
IP przyjmuje zobowiązanie Beneficjenta do wdrożenia zalecenia w przypadku realizacji kolejnych projektów wspófinansowanych ze środków unijnych.
- Stwierdzone uchybienie ma charakter formalny, zostało odnotowane we wnioskach o płatność, które zostały już zatwierdzone przez IP, z tego powodu dane te nie będą podlegały korekcie. Jednakże w związku ze stwierdzonym uchybieniem IP zaleca, aby przy realizacji kolejnych projektów współfinansowanych ze środków EFS wprowadzono system kontroli, który zagwarantuje rzetelność prowadzonych działań w sporządzaniu dokumentów projektowych, w tym wniosków o płatność, zgodnie z wymogami umowy o dofinansowanie projektu.
IP przyjmuje zobowiązanie Beneficjenta do wdrożenia zalecenia w przypadku realizacji kolejnych projektów wspófinansowanych ze środków unijnych.
- W trakcie kontroli Beneficjent wyjaśnił, iż nieterminowe złożenie sprawozdania o udzielonej pomocy oraz poprawność wprowadzonych danych do systemu SHRIMP dla jednej uczestniczki wynikało z obciążenia pracownika odpowiedzialnego za to zadanie zadaniami, szczególnie związanymi z wypłatą dotacji w ramach COVID-19. Tym niemniej z uwagi na stwierdzone uchybienie IP, zaleca, aby przy realizacji kolejnych projektów współfinansowanych ze środków unijnych Beneficjent składał sprawozdania o udzielonej pomocy de minimis w terminie do 7 dni od jej udzielenia, tak jak zobowiązuje go do tego treść Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 07.08.2008 r. w sprawie sprawozdań o udzielonej pomocy publicznej, informacji o nieudzieleniu tej pomocy oraz sprawozdań o zaległościach przedsiębiorców we wpłatach świadczeń należnych na rzecz finansów publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1871 z późn. zm.).
IP przyjmuje zobowiązanie Beneficjenta do wdrożenia zalecenia w przypadku realizacji kolejnych projektów wspófinansowanych ze środków unijnych.
- Zgodnie z zapisami § 21 pkt. 2 i 3 umowy o dofinansowanie projektu Beneficjent zobowiązany jest do oznaczania wszelkiej dokumentacji projektowej logotypami udostępnionymi przez IP. Niniejsze znaki zostały przekazane Beneficjentowi w załączniku nr 4 do umowy o dofinansowanie projektu. Wobec powyższego IP zaleca, aby Beneficjent dokonał stosownej korekty logotypów stosowanych w dokumentacji związanej z realizacją projektu nr POWR.01.01.01-24-0015/20. Wraz ze sprawozdaniem należy przekazać kopię przykładowych skorygowanych dokumentów.
Beneficjent poinformował o dokonaniu korekty logotypów stosowanych na części dokumentów finansowych. Wraz ze sprawozdaniem Beneficjent przekazał kopie przykładowych skorygowanych dokumentów finansowych.
Ponadto Beneficjent wyjaśnił, iż brak właściwego oznakowania części dokumentacji uczestników projektu, tj.: załącznik nr 1, 2 i 3 do wniosku o zawarcie umowy o organizację stażu, program stażu, załącznik nr 1 i 2 do wniosku o dofinansowanie przyznania bezrobotnemu środków na podjęcie działalności gospodarczej wynika z tego, że niniejsze dokumenty są integralną częścią wniosku o zawarcie umowy o organizację stażu oraz wniosku o dofinansowanie przyznania bezrobotnemu środków na podjęcie działalności gospodarczej stosowaną w urzędzie, niezależną od rodzaju finansowanie danego instrumentu rynku pracy. IP przyjmuje wyjaśnienie za wystarczające.
- IP zaleca, aby w przypadku realizacji kolejnych projektów współfinansowanych ze środków EFS, Beneficjent prowadził dokumentacje fotograficzną z miejsc realizacji form wsparcia, w tym w szczególności obrazującą sposób oznaczenia miejsca plakatem promującym projekt.
IP przyjmuje zobowiązanie Beneficjenta do wdrożenia zalecenia w przypadku realizacji kolejnych projektów wspófinansowanych ze środków unijnych.
Nowe zalecenia:
- IP rekomenduje, aby w trakcie realizacji kolejnych projektów współfinansowanych ze środków EFS wprowadzono system kontroli, który zagwarantuje rzetelność w sporządzaniu wniosków o płatność, w tym końcowego wniosku o płatność. Ponadto wraz ze sprawozdaniem należy przekazać informację nt. dokonanej korekty danych wartości wskaźników efektywności zatrudnieniowej we wniosku o płatność końcową.
- IP rekomenduje, aby w przypadku realizacji kolejnych projektów współfinansowanych ze środków unijnych Beneficjent dołożył należytej staranności w sporządzaniu dokumentacji projektowej dotyczącej uczestników projektu, w tym obejmującej aktualizację IPD, tak aby nie było wątpliwości, iż Uczestnik kierowany jest na poszczególne formy wsparcia zgodnie ze sporządzonym IPD. Tym samym, w związku ze złożonymi przez Beneficjenta wyjaśnieniami IP odstępuje od żądania złożenia sprawozdania w powyższym zakresie.
Pismem z dnia 27.04.2023 r. Powiatowy Urząd Pracy w Katowicach poinformował o zaakceptowaniu zapisów zawartych w Informacji pokontrolnej dot. projektu „Aktywizacja osób młodych pozostających bez pracy w mieście Katowice (V)” w ramach Poddziałania 1. 1. 1 PO WER.
Odnosząc się do zaleceń zawartych w w/w Informacji pokontrolnej w pkt 19.7, Powiatowy Urząd Pracy w Katowicach poinformował, iż dokonał korekty wartości wskaźników dot. efektywności zatrudnieniowej, a tym samym została utworzona kolejna wersja wniosku WNP-POWR.01.01.01-24-0015/20-009-02.
Ponadto w informacji dla Beneficjenta o wynikach weryfikacji wniosku o płatność nr EP-PP3-08-27-1/ŁK/2023 z dnia 24.04.2023 r., poinformowano, że na podstawie wiadomości przesłanej w systemie SL została skorygowana wartość wskaźników dot. efektywności zatrudnieniowej.
- Wizyta monitoringowa przeprowadzona w terminie 26.01.2023 r. – 03.02.2023 r. przez pracowników Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Katowicach w formie wywiadu telefonicznego z uczestnikami projektu w zakresie prawidłowej i efektywnej realizacji projektu pn. „Aktywizacja osób młodych pozostających bez pracy w mieście Katowice (V)” realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój na lata 2014 – 2020 przez Powiatowy Urząd Pracy w Katowicach
Przedmiot wizyty:
Ocena przebiegu form wsparcia realizowanych w ramach projektu, przez wybranych uczestników projektu, na podstawie danych będących w posiadaniu IP.
Cel wizyty:
Celem przeprowadzonej wizyty monitoringowej, było sprawdzenie jakości pomocy udzielanej uczestnikom projektu, poznanie ich opinii na temat realizowanych form wsparcia, tj. prowadzenia działalności gospodarczej oraz stażu i ewentualne wskazanie występujących w projekcie uchybień lub/i nieprawidłowości. Dodatkowo wizyta monitoringowa miała na celu sprawdzenie, czy Beneficjent w sposób prawidłowy realizuje założenia wizualizacji EFS zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie projektu.
Nie stwierdzono uchybień i/lub nieprawidłowości
Kontrola doraźna projektu pn. „Aktywizacja osób młodych pozostających bez pracy w mieście Katowice (IV)” realizowanego w ramach Poddziałania 1.1.1 POWER przeprowadzana przez Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach od 12.09.2023 r. do 13.09.2023 r.
Nazwa i adres jednostki kontrolowanej:
Miasto Katowice / Powiatowy Urząd Pracy w Katowicach, ul. Pośpiecha 14 ,40-852 Katowice (dalej: Beneficjent)
Zakres kontroli:
Weryfikacja kontroli pogłębionej wsparcia udzielonego w oparciu o art. 15 zzb, 15 zzc, 15 zze Ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych przeprowadzonej przez Beneficjanta w latach obrachunkowych 2020/2021 i 2021/2022.
Przebieg kontroli:
Kontrola została przeprowadzona zdalnie w terminie 12- 13.09.2023 r. w siedzibie Filii WUP w Bielsku –Białej.
Beneficjent został wezwany do przekazania drogą elektroniczną dokumentacji dot. weryfikacji wniosków o dofinansowanie związanych z pandemią COVID-19. W dniu 14.09.2023 r. Beneficjent przekazał za pośrednictwem ePuap wymagane dokumenty.
Stwierdzone nieprawidłowości i/lub uchybienia:
Nie stwierdzono.
Zalecenia pokontrolne i rekomendacje:
Nie sformułowano.
Ocena systemu/projektu według kryteriów:
W wyniku kontroli poszczególnych obszarów, dokonano oceny systemu/projektu zgodnie z następującym schematem:
Kategoria nr 1 – system funkcjonuje / projekt jest realizowany prawidłowo, ewentualnie potrzebne są niewielkie usprawnienia.
