Kontrole rok 2023
- Kontrola projektu pn. „Aktywizacja osób młodych pozostających bez pracy w mieście Katowice (V)” w ramach Poddziałania 1. 1. 1 PO WER przeprowadzona w dniach 21 – 24.02.2023 r. w Powiatowym Urzędzie Pracy przy ul. Pośpiecha 14 w Katowicach przez pracowników Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Katowicach.
Zakres kontroli:
Prawidłowa i efektywna realizacja projektu zgodnie z zawartą umową i aneksami. Kontrola dokumentacji dotyczącej realizacji projektu, w tym m. in. dokumentacji dotyczącej zgodności rzeczowej realizacji projektu oraz prawidłowości realizacji polityk horyzontalnych, w tym równości szans i niedyskryminacji i równości szans płci, kwalifikowalności uczestników projektu oraz prawidłowości przetwarzania danych osobowych, form wsparcia, rozliczeń finansowych, zgodności realizacji projektu z przepisami i zasadami wspólnotowymi, przepisów o pomocy publicznej/pomocy de minimis, archiwizacji dokumentacji i zapewnienia ścieżki audytu, działań promocyjno - informacyjnych .
Ocena:
Projekt jest realizowany co do zasady w sposób poprawny, ale potrzebne są usprawnienia, nie stwierdzono wydatków niekwalifikowanych.
Zalecenia pokontrolne i rekomendacje:
- IP rekomenduje, aby w przypadku realizacji kolejnych projektów współfinansowanych ze środków unijnych Beneficjent dołożył należytej staranności przy realizacji wskaźników produktu, tak aby zrealizowane one zostały na poziomie założonym we wniosku o dofinansowanie.
IP przyjmuje zobowiązanie Beneficjenta do wdrożenia zalecenia w przypadku realizacji kolejnych projektów wspófinansowanych ze środków unijnych.
- W trakcie kontroli Beneficjent wyjaśnił, iż sprawozdanie i opinia są własnością stażysty i stanowią dopełnienie zaświadczenia wydawanego przez Powiatowy Urząd Pracy w Katowicach. Beneficjent wskazał, iż po zapoznaniu się z treścią opinii i sprawozdania o stażyście oraz zweryfikowaniu danych w nich zawartych, wystawił zaświadczenie o odbytym stażu, które zostało także przekazywane stażystom. Beneficjent wskazał, iż nie posiada kopii opinii oraz sprawozdania z przebiegu stażu ww. trzech uczestników projektu, natomiast były one przedstawione i razem z zaświadczeniem zwrócone uczestnikom. Wobec powyższego IP rekomenduje, aby w trakcie realizacji kolejnych projektów współfinansowanych ze środków EFS wprowadzono system kontroli, który zagwarantuje kompletność dokumentacji przechowywanej przez Beneficjenta dotyczącej realizacji form wsparcia.
IP przyjmuje zobowiązanie Beneficjenta do wdrożenia zalecenia w przypadku realizacji kolejnych projektów wspófinansowanych ze środków unijnych.
- Stwierdzone uchybienie ma charakter formalny, zostało odnotowane we wnioskach o płatność, które zostały już zatwierdzone przez IP, z tego powodu dane te nie będą podlegały korekcie. Jednakże w związku ze stwierdzonym uchybieniem IP zaleca, aby przy realizacji kolejnych projektów współfinansowanych ze środków EFS wprowadzono system kontroli, który zagwarantuje rzetelność prowadzonych działań w sporządzaniu dokumentów projektowych, w tym wniosków o płatność, zgodnie z wymogami umowy o dofinansowanie projektu.
IP przyjmuje zobowiązanie Beneficjenta do wdrożenia zalecenia w przypadku realizacji kolejnych projektów wspófinansowanych ze środków unijnych.
- W trakcie kontroli Beneficjent wyjaśnił, iż nieterminowe złożenie sprawozdania o udzielonej pomocy oraz poprawność wprowadzonych danych do systemu SHRIMP dla jednej uczestniczki wynikało z obciążenia pracownika odpowiedzialnego za to zadanie zadaniami, szczególnie związanymi z wypłatą dotacji w ramach COVID-19. Tym niemniej z uwagi na stwierdzone uchybienie IP, zaleca, aby przy realizacji kolejnych projektów współfinansowanych ze środków unijnych Beneficjent składał sprawozdania o udzielonej pomocy de minimis w terminie do 7 dni od jej udzielenia, tak jak zobowiązuje go do tego treść Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 07.08.2008 r. w sprawie sprawozdań o udzielonej pomocy publicznej, informacji o nieudzieleniu tej pomocy oraz sprawozdań o zaległościach przedsiębiorców we wpłatach świadczeń należnych na rzecz finansów publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1871 z późn. zm.).
IP przyjmuje zobowiązanie Beneficjenta do wdrożenia zalecenia w przypadku realizacji kolejnych projektów wspófinansowanych ze środków unijnych.
- Zgodnie z zapisami § 21 pkt. 2 i 3 umowy o dofinansowanie projektu Beneficjent zobowiązany jest do oznaczania wszelkiej dokumentacji projektowej logotypami udostępnionymi przez IP. Niniejsze znaki zostały przekazane Beneficjentowi w załączniku nr 4 do umowy o dofinansowanie projektu. Wobec powyższego IP zaleca, aby Beneficjent dokonał stosownej korekty logotypów stosowanych w dokumentacji związanej z realizacją projektu nr POWR.01.01.01-24-0015/20. Wraz ze sprawozdaniem należy przekazać kopię przykładowych skorygowanych dokumentów.
Beneficjent poinformował o dokonaniu korekty logotypów stosowanych na części dokumentów finansowych. Wraz ze sprawozdaniem Beneficjent przekazał kopie przykładowych skorygowanych dokumentów finansowych.
Ponadto Beneficjent wyjaśnił, iż brak właściwego oznakowania części dokumentacji uczestników projektu, tj.: załącznik nr 1, 2 i 3 do wniosku o zawarcie umowy o organizację stażu, program stażu, załącznik nr 1 i 2 do wniosku o dofinansowanie przyznania bezrobotnemu środków na podjęcie działalności gospodarczej wynika z tego, że niniejsze dokumenty są integralną częścią wniosku o zawarcie umowy o organizację stażu oraz wniosku o dofinansowanie przyznania bezrobotnemu środków na podjęcie działalności gospodarczej stosowaną w urzędzie, niezależną od rodzaju finansowanie danego instrumentu rynku pracy. IP przyjmuje wyjaśnienie za wystarczające.
- IP zaleca, aby w przypadku realizacji kolejnych projektów współfinansowanych ze środków EFS, Beneficjent prowadził dokumentacje fotograficzną z miejsc realizacji form wsparcia, w tym w szczególności obrazującą sposób oznaczenia miejsca plakatem promującym projekt.
IP przyjmuje zobowiązanie Beneficjenta do wdrożenia zalecenia w przypadku realizacji kolejnych projektów wspófinansowanych ze środków unijnych.
Nowe zalecenia:
- IP rekomenduje, aby w trakcie realizacji kolejnych projektów współfinansowanych ze środków EFS wprowadzono system kontroli, który zagwarantuje rzetelność w sporządzaniu wniosków o płatność, w tym końcowego wniosku o płatność. Ponadto wraz ze sprawozdaniem należy przekazać informację nt. dokonanej korekty danych wartości wskaźników efektywności zatrudnieniowej we wniosku o płatność końcową.
- IP rekomenduje, aby w przypadku realizacji kolejnych projektów współfinansowanych ze środków unijnych Beneficjent dołożył należytej staranności w sporządzaniu dokumentacji projektowej dotyczącej uczestników projektu, w tym obejmującej aktualizację IPD, tak aby nie było wątpliwości, iż Uczestnik kierowany jest na poszczególne formy wsparcia zgodnie ze sporządzonym IPD. Tym samym, w związku ze złożonymi przez Beneficjenta wyjaśnieniami IP odstępuje od żądania złożenia sprawozdania w powyższym zakresie.
Pismem z dnia 27.04.2023 r. Powiatowy Urząd Pracy w Katowicach poinformował o zaakceptowaniu zapisów zawartych w Informacji pokontrolnej dot. projektu „Aktywizacja osób młodych pozostających bez pracy w mieście Katowice (V)” w ramach Poddziałania 1. 1. 1 PO WER.
Odnosząc się do zaleceń zawartych w w/w Informacji pokontrolnej w pkt 19.7, Powiatowy Urząd Pracy w Katowicach poinformował, iż dokonał korekty wartości wskaźników dot. efektywności zatrudnieniowej, a tym samym została utworzona kolejna wersja wniosku WNP-POWR.01.01.01-24-0015/20-009-02.
Ponadto w informacji dla Beneficjenta o wynikach weryfikacji wniosku o płatność nr EP-PP3-08-27-1/ŁK/2023 z dnia 24.04.2023 r., poinformowano, że na podstawie wiadomości przesłanej w systemie SL została skorygowana wartość wskaźników dot. efektywności zatrudnieniowej.
- Wizyta monitoringowa przeprowadzona w terminie 26.01.2023 r. – 03.02.2023 r. przez pracowników Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Katowicach w formie wywiadu telefonicznego z uczestnikami projektu w zakresie prawidłowej i efektywnej realizacji projektu pn. „Aktywizacja osób młodych pozostających bez pracy w mieście Katowice (V)” realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój na lata 2014 – 2020 przez Powiatowy Urząd Pracy w Katowicach
Przedmiot wizyty:
Ocena przebiegu form wsparcia realizowanych w ramach projektu, przez wybranych uczestników projektu, na podstawie danych będących w posiadaniu IP.
Cel wizyty:
Celem przeprowadzonej wizyty monitoringowej, było sprawdzenie jakości pomocy udzielanej uczestnikom projektu, poznanie ich opinii na temat realizowanych form wsparcia, tj. prowadzenia działalności gospodarczej oraz stażu i ewentualne wskazanie występujących w projekcie uchybień lub/i nieprawidłowości. Dodatkowo wizyta monitoringowa miała na celu sprawdzenie, czy Beneficjent w sposób prawidłowy realizuje założenia wizualizacji EFS zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie projektu.
Nie stwierdzono uchybień i/lub nieprawidłowości
Kontrola doraźna projektu pn. „Aktywizacja osób młodych pozostających bez pracy w mieście Katowice (IV)” realizowanego w ramach Poddziałania 1.1.1 POWER przeprowadzana przez Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach od 12.09.2023 r. do 13.09.2023 r.
Nazwa i adres jednostki kontrolowanej:
Miasto Katowice / Powiatowy Urząd Pracy w Katowicach, ul. Pośpiecha 14 ,40-852 Katowice (dalej: Beneficjent)
Zakres kontroli:
Weryfikacja kontroli pogłębionej wsparcia udzielonego w oparciu o art. 15 zzb, 15 zzc, 15 zze Ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych przeprowadzonej przez Beneficjanta w latach obrachunkowych 2020/2021 i 2021/2022.
Przebieg kontroli:
Kontrola została przeprowadzona zdalnie w terminie 12- 13.09.2023 r. w siedzibie Filii WUP w Bielsku –Białej.
Beneficjent został wezwany do przekazania drogą elektroniczną dokumentacji dot. weryfikacji wniosków o dofinansowanie związanych z pandemią COVID-19. W dniu 14.09.2023 r. Beneficjent przekazał za pośrednictwem ePuap wymagane dokumenty.
Stwierdzone nieprawidłowości i/lub uchybienia:
Nie stwierdzono.
Zalecenia pokontrolne i rekomendacje:
Nie sformułowano.
Ocena systemu/projektu według kryteriów:
W wyniku kontroli poszczególnych obszarów, dokonano oceny systemu/projektu zgodnie z następującym schematem:
Kategoria nr 1 – system funkcjonuje / projekt jest realizowany prawidłowo, ewentualnie potrzebne są niewielkie usprawnienia.
Kontrola przeprowadzona przez pracownika Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego w Katowicach dnia 05.12.2023 r.
Podmiot kontrolowany:
Powiatowy Urząd Pracy w Katowicach, ul. Pośpiecha 14, 40-852 Katowice
Zakres przedmiotowy kontroli:
kontrola warunków pracy
Stwierdzone nieprawidłowości:
Nie dotyczy
Doraźne zalecenia, uwagi i wnioski
Nie dotyczy
- Wizyta monitoringowa przeprowadzona w terminie 24.08.2023 r. – 07.09.2023 r. przez pracowników Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Katowicach metodą wywiadów telefonicznych w siedzibie Filii Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Częstochowie, Al. Niepodległości 20/22
Tytuł projektu:
„Aktywizacja osób bezrobotnych w wieku 30+ zarejestrowanych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Katowicach (IV)”.
Przedmiot wizyty:
Ocena przebiegu form wsparcia realizowanych w ramach projektu, przez wybranych uczestników projektu, na podstawie danych będących w posiadaniu IP.
Cel wizyty:
Weryfikacja rzeczywistej realizacji form wsparcia w ramach projektu, w tym zgodność sposobu ich realizacji z zawartą umową o dofinansowanie projektu, wnioskiem o dofinansowanie projektu, harmonogramem realizacji projektu, harmonogramem realizacji form wsparcia oraz poszczególnymi umowami zawartymi w celu ich realizacji. Wizyta obejmuje w szczególności przeprowadzenie wywiadu telefonicznego z wybranymi uczestnikami projektu mającego na celu weryfikację otrzymanego wsparcia w ramach projektu, weryfikację obowiązków promocyjno – informacyjnych oraz weryfikację czy pomieszczenia, w których realizowane były zadania merytoryczne oraz materiały udostępniane uczestnikom były dostosowane pod kątem potrzeb osób z niepełnosprawnościami.
Nie stwierdzono uchybień i/lub nieprawidłowości
- Kontrola projektu pn. „Aktywizacja osób bezrobotnych w wieku 30+ zarejestrowanych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Katowicach (IV)”
Termin kontroli: 08 – 11.08.2023 r.
Miejsce przeprowadzenia czynności kontrolnych – siedziba PUP, ul. Pawła Pośpiecha 14, 40-852 Katowice
Nazwa jednostki kontrolującej: Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach (dalej: IP).
Nazwa i adres jednostki kontrolowanej:
Miasto Katowice / Powiatowy Urząd Pracy w Katowicach, ul. Pawła Pośpiecha 14, 40-852 Katowice. (dalej: Beneficjent).
Zakres kontroli:
Prawidłowa i efektywna realizacja projektu zgodnie z zawartą umową i aneksami. Kontrola dokumentacji dotyczącej realizacji projektu, w tym m. in. dokumentacji dotyczącej zgodności rzeczowej realizacji projektu oraz prawidłowości realizacji polityk horyzontalnych, w tym równości szans i niedyskryminacji i równości szans płci, kwalifikowalności uczestników projektu oraz prawidłowości przetwarzania danych osobowych, form wsparcia, rozliczeń finansowych, zgodności realizacji projektu z przepisami i zasadami wspólnotowymi, przepisów o pomocy publicznej/pomocy de minimis, archiwizacji dokumentacji i zapewnienia ścieżki audytu, działań promocyjno - informacyjnych.
Stwierdzone nieprawidłowości i/lub uchybienia, w tym o charakterze systemowym:
- Brak w dokumentacji dotyczącej realizacji staży opinii pracodawcy z przebiegu stażu uczestniczki projektu (skorygowano uchybienie z uwagi na wniesione przez Beneficjenta zastrzeżenia).
- Brak dokumentowania faktu weryfikacji otrzymanej pomocy publicznej w Systemie Udostępniania Danych o Pomocy Publicznej przed udzieleniem pomocy de minimis.
Nowe uchybienia wydane na etapie procedury kontradyktoryjnej o których Beneficjent został poinformowany pismem KC-08-109-4/IW/2023 z dnia 04.12.2023 r.
3) Błędnie wykazany wskaźnik pn. „Liczba osób objętych wsparciem w zakresie zwalczania lub przeciwdziałania skutkom pandemii COVID – 19” we wniosku o płatność za okres od 01.12.2022 r. do 31.12.2022 r.
4) Błędnie wskazany wskaźnik pn. „Wartość wydatków kwalifikowanych przeznaczonych na działania związane z pandemią COVID – 19” w końcowym wniosku o płatność za okres od 01.12.2022 r. do 31.12.2022 r.
W wyniku przeprowadzonej kontroli projektu nie stwierdzono nieprawidłowości i/lub uchybień, w tym o charakterze systemowym.
Zalecenia pokontrolne i rekomendacje:
- Mając na uwadze stwierdzone uchybienia IP zaleca, aby Beneficjent przy realizacji kolejnych projektów należycie dokumentował wszystkie formy wsparcia. W przypadku wymagania od stażodawców opinii o odbytym stażu , należy wymagać je w dwóch egzemplarzach (dla uczestnika i do dokumentacji projektowej) lub tworzyć ich kopie. Mając na uwadze złożone wyjaśnienia, z których wynika, że kwestia gromadzenia w dokumentacji stażowej sprawozdania oraz opinii była przedmiotem wyjaśnień podczas kontroli innego projektu realizowanego przez Beneficjenta i Beneficjent zobowiązał się do gromadzenia w/w dokumentów w nowo rozpoczętych projektach, IP odstępuje od konieczności przekazania sprawozdania z realizacji przedmiotowego zalecenia (skorygowano zalecenie w związku z wniesionymi zastrzeżeniami przez Beneficjenta a tym samym korekta uchybienia).
W odniesieniu do powyższego zalecenia Beneficjent wniósł zastrzeżenia, które zostały uwzględnione przez IP.
Po ponownej analizie dokumentów dot. realizacji staży stwierdzono, iż w dokumentacji znajdują się zaświadczenia o odbytym stażu uczestniczek.
W związku z tym dokonano korekty zapisów w przedmiotowym zakresie w treści Informacji Pokontrolnej.
2) Mając na uwadze stwierdzone uchybienie IP zaleca, aby Beneficjent potwierdzał kwestię weryfikacji w systemie SUDOP faktu otrzymania pomocy publicznej poprzez np. wydruki z systemu lub umieszczenie na dokumentach stosownych adnotacji wraz z podpisem osoby, która dokonywała tej czynności. Jednocześnie mając na uwadze fakt, iż Beneficjent poinformował, iż wprowadził od 2023 r. regulacje odnośnie dokumentowania danych w systemie SUDOP, IP odstępuje od konieczności złożenia sprawozdania z realizacji przedmiotowego zalecenia.
Zalecenie wydane na etapie procedury kontradyktoryjnej:
3) Mając na uwadze stwierdzone uchybienie IP zaleca skorygowanie danych w końcowym wniosku o płatność tak aby były zgodne z faktyczną liczbą osób objętych wsparciem.
Beneficjent pismem z dnia 13.12.2023 r. poinformował IP, iż w/w wskaźnik zostanie skorygowany.
IP przyjęła sprawozdanie z realizacji Zalecenia pokontrolnego w przedmiotowym zakresie.
4) Mając na uwadze stwierdzone uchybienie IP zaleca skorygowanie danych w końcowym wniosku o płatność tak aby były zgodne z faktyczną kwotą wydatków przeznaczonych na działania związane z pandemią COVID – 19.
Beneficjent pismem z dnia 13.12.2023 r. poinformował IP, iż w/w wskaźnik zostanie skorygowany.
IP przyjęła sprawozdanie z realizacji Zalecenia pokontrolnego w przedmiotowym zakresie.
Dodatkowa rekomendacja
Mając na uwadze fakt, iż Beneficjent przeprowadzone działania monitoringowe w trakcie prowadzonych form wsparcia dokumentuje wyłącznie za pomocą protokołów, IP rekomenduje, aby Beneficjent powyższe działania dokumentował również za pomocą zdjęć obrazujących realizowane formy wsparcia oraz podpisów uczestników projektu, potwierdzających przeprowadzone wizyty.
IP przyjęła sprawozdanie z realizacji rekomendacji.
Ocena systemu/projektu:
Kategoria nr 1 - projekt jest realizowany prawidłowo, ewentualnie potrzebne są niewielkie usprawnienia.
