Kontrole rok 2017
02.10.2017 r. - 12.12.2017 r. – zadanie audytowe pn. „Gospodarka taborem samochodowym w wybranych jednostkach organizacyjnych miasta Katowice” przeprowadzone przez Wydział Audytu i Kontroli Urzędu Miasta Katowice.
W wyniku czynności audytowych nie stwierdzono nieprawidłowości w Powiatowym Urzędzie Pracy w Katowicach.
6, 10, 12, 13.10.2017 r. – kontrola przeprowadzona przez Okręgowy Inspektorat Pracy w Katowicach Państwowej Inspekcji Pracy.
W wyniku czynności kontrolnych zostało wydane Wystąpienie z 13.10.2017 r.
Wniesiono o:
- Ponowne ustalenie prawa do świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych
- Ustalenie osób uprawnionych do otrzymania świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, tj. dofinansowania do wypoczynku zorganizowanego we własnym zakresie, którym świadczenie to nie zostało wypłacone na skutek zastosowania niezgodnego z przepisami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – kryterium stażu pracy
Pismem z dnia 07.11.2017 r. Powiatowy Urząd Pracy w Katowicach złożył wyjaśnienia.
10-19.10.2017 r., z przerwą w dniach 11, 12, 13, 16, 18.10.2017 r. – kontrola zarządcza planowa, okresowa przeprowadzona przez pracownika Wydziału Polityki Społecznej Urzędu Miasta Katowice
Temat kontroli: Sprawy organizacyjno - kadrowe.
Zalecono:
- Aby dokumentacja dot. odbytych przez pracowników szkoleń z dziedziny BHP znajdowała się w ich aktach osobowych.
- Sporządzenie tekstu jednolitego Regulaminu pracy uwzględniającego wszystkie zmiany wprowadzone na przestrzeni 9 lat obowiązywania dokumentu.
- Sporządzenie tekstu jednolitego Regulaminu wynagradzania uwzględniającego wszystkie zmiany wprowadzone na przestrzeni 9 lat obowiązywania dokumentu.
Zalecenia wykonano.
04.08-08.08.2017 r. – kontrola problemowa przeprowadzona przez pracowników Wydziału Audytu i Kontroli Urzędu Miasta Katowice
Temat kontroli: Udzielanie informacji publicznej na wniosek.
Kontrolą objęto okres od 01.01.2016 r. do 30.06.2017 r.
W wyniku czynności kontrolnych nie stwierdzono nieprawidłowości.
25.04-01.06.2017 r. – kontrola problemowa za 2016 rok przeprowadzona przez pracowników Wydziału Audytu i Kontroli Urzędu Miasta Katowice
Temat kontroli: Realizacji planu dochodów i wydatków oraz wydatkowanie środków na szkolenia/kursy dla bezrobotnych prowadzone przez podmioty niepubliczne.
Kontrolą objęto okres od 01.01.2016 r. do 31.12.2016 r.
W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia:
W zakresie realizacji dochodów
- Nie ujęto w planie finansowym i nie dochodzono w 2016 r. dochodów z tytułu prowizji płatnika należnej od Urzędu Skarbowego oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Dochody z tytułu prowizji płatnika przysługują na podstawie art. 28 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r. poz. 201 z późn. zm.) oraz na podstawie § 1 Rozporządzenia MPiPS z dnia 14 grudnia 1998 r. w sprawie wysokości i trybu wypłaty wynagrodzenia płatnikom składek z tytułu wykonywania zadań z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 1998 r. Nr 153, poz. 1005).
W trakcie kontroli pouczono Głównego księgowego jednostki, że zaniechanie naliczania należności z tytułu prowizji płatnika z tytułu pobranych podatków (zaliczek na podatek) oraz prowizji płatnika od świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa w świetle przepisów ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 168 z późn. zm.), stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych (art. 5 ust. 1 pkt. 2).
- W przypadku likwidacji składnika majątku - samochodu Punto 55 S, uzyskano dochód z tytułu sprzedaży pojazdu na złom (na kwotę 272,00 zł) oraz z tytułu zwrotu niewykorzystanej składki za polisę OC, NNW, AC pojazdu (na kwotę 184,00 zł). Dochód powyższy w łącznej wysokości 456,00 zł zaklasyfikowano do § 0970 (wpływy z różnych dochodów). Zgodnie z obowiązującą klasyfikacją budżetową wprowadzoną Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U z 2014r., poz. 1053 z późn. zm.), dochód z tego tytułu powinien być zaklasyfikowany do § 0870 (wpływy ze sprzedaży składników majątku). Zlikwidowany samochód Fiat Punto był w ewidencji środków trwałych jednostki i stanowił składnik majątku Powiatowego Urzędu Pracy w Katowicach.
W zakresie realizacji wydatków
- Umowy z Orange Polska S.A. z siedzibą w Warszawie na telefony stacjonarne (8 umów), nie posiadają daty ich zawarcia. Umowy o świadczenie usług telekomunikacyjnych zostały podpisane na czas określony, od dnia 01.01.2016 r. do 31.12.2016 r.
- W rozliczonych delegacjach służbowych w dwóch przypadkach (na kwotę łączną 143,80 zł) do wydatków § 4410 zaliczono koszty dojazdów pracowników na szkolenia. Zgodnie z obowiązującą klasyfikacją budżetową wprowadzoną Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r., poz. 1053 z późn. zm.), powyższy wydatek od dnia 1.01.2016 r. powinien być zaklasyfikowany do § 4700 (szkolenia pracowników niebędących członkami służby cywilnej).
W zakresie wydatkowania środków na szkolenia/kursy dla bezrobotnych prowadzone przez podmioty niepubliczne.
- W jednym przypadku, umowę szkoleniową zawarto dnia 12.02.2016 r., natomiast protokół z wyboru oferty szkoleniowej datowany jest na dzień 17.02.2016 r., zatem 5 dni po zawarciu umowy,
- w jednym przypadku, sporządzono protokół z wizyty monitorującej szkolenie, jednak nie opatrzono go konkretną datą – wskazano jedynie miesiąc i rok. W związku z powyższym brak jest możliwości jednoznacznego określenia terminu wizyty monitorującej.
W wyniku kontroli realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych w następstwie przeprowadzonej kontroli problemowej przez Wydział Audytu i Kontroli (nr kontroli AK.II.1711.11.2011.ES) stwierdzono, że zalecenia pokontrolne dotyczące wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie „Spraw organizacyjno - kadrowych” zostały zrealizowane.
W związku z ustaleniami dokonanymi w toku kontroli polecono wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości poprzez:
- Prawidłowe klasyfikowanie dochodów i wydatków zgodnie z obowiązującym Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U z 2014r., poz. 1053 z późn. zm.), w szczególności w zakresie:
- § 0870 (Wpływy ze sprzedaży składników majątku),
- § 4700 (Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej).
- Ujmowanie w rocznym planie finansowym dochodów z tytułu prowizji płatnika należnych od Urzędu Skarbowego i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, a następnie naliczanie należnych dochodów z ww. tytułu, na podstawie art. 28 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017r. poz. 201 z późn. zm.) oraz § 1 Rozporządzenia MPiPS z dnia 14 grudnia 1998 r. w sprawie wysokości i trybu wypłaty wynagrodzenia płatnikom składek z tytułu wykonywania zadań z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 1998r. Nr 153, poz. 1005).
- W przypadkach zawierania umów o świadczenie usług telekomunikacyjnych, zamieszczanie na podpisywanych umowach daty ich zawarcia.
- Zwiększenie nadzoru nad sporządzaniem protokołów z wyboru oferty szkoleniowej oraz protokołów z wizyt monitorujących szkolenia, w szczególności poprzez rzetelne i precyzyjne ich datowanie.
- Stworzenie w jednostce mechanizmów kontrolnych ograniczających występowanie ryzyka w obszarach, w których stwierdzono w trakcie kontroli nieprawidłowości, mając na uwadze Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15 poz. 84).
W wymaganym terminie Powiatowy Urząd Pracy złożył odpowiedź na wystąpienie pokontrolne o następującej treści:
Ad 1) W przyszłości w przypadku wystąpienia dochodów z tytułu sprzedaży na złom składników majątkowych oraz zwrotu składek ubezpieczeniowych uzyskane z tego tytułu dochody będą prawidłowo klasyfikowane zgodnie z obowiązującym Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. 2014 poz. 1053 z późn. zm.).
Pracownicy Referatu finansowo-księgowego, szczególnie pracownik na stanowisku ds. księgowości budżetowej zostali zobowiązani do bieżącego śledzenia zmian w przepisach w tym zakresie.
Od 2017 roku koszty dojazdu pracowników na szkolenia będą rozliczane w ciężar paragrafu 4700 zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. 2014 poz. 1053 z późn. zm.).
Pracownicy Referatu finansowo-księgowego, szczególnie pracownik na stanowisku ds. księgowości budżetowej zostali zobowiązani do bieżącego śledzenia zmian w przepisach w tym zakresie.
Zwiększono nadzór nad pracownikami Referatu finansowo-księgowego ze szczególnym uwzględnieniem stanowiska ds. księgowości budżetowej, odpowiedzialnego za prawidłową klasyfikację dochodów i wydatków.
Ad 2) Powiatowy Urząd Pracy w Katowicach w rocznym planie finansowym na rok 2018 uwzględni dochody z tytułu prowizji płatnika należnej od Urzędu Skarbowego z tytułu terminowego wpłacania zaliczek na podatek dochodowy do urzędu skarbowego oraz wynagrodzenia przysługującego płatnikom składek od Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z tytułu wykonywania zadań z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.
Ponadto informujemy iż, dochody z tytułu prowizji płatnika należnej od Urzędu Skarbowego za 2016, 2017 rok zostały przekazane na rachunek Urzędu Miasta 15 1020 2313 0000 3302 0514 9040 w kwocie ogółem 1 208,00 słownie: jeden tysiąc dwieście osiem złotych 00/100 i będą przekazywane na bieżąco co miesiąc.
W miesiącu lipcu br. zostaną przekazane na rachunek Urzędu Miasta 15 1020 2313 0000 3302 0514 9040 dochody z tytułu wynagrodzenia przysługującego płatnikom składek należnego od Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z tytułu wykonywania zadań z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa za 2016, 2017 rok i będą przekazywane na bieżąco co miesiąc.
Ad 3) W przypadku zawierania umów o świadczenie usług telekomunikacyjnych, data zawarcia będzie uzupełniana na bieżąco przy jej podpisywaniu.
Ad 4) Zwiększono nadzór nad sporządzaniem protokołów z wyboru oferty szkoleniowej oraz protokołów z wizyt monitorujących szkolenia ze szczególnym uwzględnieniem kontroli datowania pisma.
Ad 5) Pouczono kierowników komórek organizacyjnych o stosowaniu wprowadzonej Kontroli zarządczej w tut. Urzędzie, a w szczególności polecono zwiększenie nadzoru w podległych komórkach.
2-7.03.2017 r. – kontrola przeprowadzona przez pracowników Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach
Zakres kontroli: Kontrola w zakresie prawidłowości i efektywności wykorzystania środków Funduszu Pracy na dofinansowanie przyznawane osobom bezrobotnym na podjęcie działalności gospodarczej zgodnie z obowiązującą ustawą z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2016 r., poz. 645 z późn. zm.) oraz obowiązującymi aktami wykonawczymi.
Ocena ogólna: Wykonanie zadań w kontrolowanym zakresie oceniono pozytywnie.
Brak zaleceń pokontrolnych.
2-5.01.2017 r., 11-12.01.2017 – kontrola problemowa przeprowadzona przez pracowników Wydziału Audytu i Kontroli Urzędu Miasta Katowice
Temat kontroli: Przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 21.11.2008 r. o pracownikach samorządowych w zakresie naboru pracowników na wolne stanowiska urzędnicze.
Kontrolą objęto okres od 01.01.2015 r. do 31.12.2016 r.
Celem kontroli była ocena prawidłowości prowadzonych przez wybrane jednostki organizacyjne Miasta Katowice naborów pracowników na wolne stanowiska urzędnicze pod względem ich zgodności z ustawą z dnia 21.11.2008 r. o pracownikach samorządowych oraz innymi powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, a także wykrycie ewentualnych nieprawidłowości i uchybień w badanym obszarze.
Odstąpiono od wydania zaleceń pokontrolnych.
