Kontrole rok 2015

Kontrola zarządcza planowa, okresowa, przeprowadzona w Powiatowym Urzędzie Pracy w Katowicach przy ulicy Pośpiecha 14, w okresie od 28.05.2015r do 17.06.2015r. z przerwą w dniach 29.05.2015r, 02.06.2015r, 03.06.2015r, 05.06.2015r, 08.06.2015r, od 10.06.2015r – 16.06.2015 r. przez inspektora Wydziału Polityki Społecznej Urzędu Miasta Katowice.

Przeprowadzona kontrola wykazała prawidłowość realizacji zadań przez Powiatowy Urząd Pracy w Katowicach, w związku z czym odstąpiono od wydania zaleceń pokontrolnych.

Jednocześnie zwraca się uwagę aby dokumentacja znajdująca się w aktach sprawy była uporządkowana w sposób chronologiczny

Kontrola przeprowadzona w Powiatowym Urzędzie Pracy w Katowicach w dniu 16.10.2015 r. przez pracowników Archiwum Państwowego w Katowicach.

Kontrola wykazała, że archiwum wydziałowe prowadzone jest w sposób prawidłowy i w związku z tym nie wydano żadnych zaleceń.

„Zalecenia pokontrolne

opracowane na podstawie ustaleń kontroli planowej na miejscu nr 12/K/6.1.1/2015 przeprowadzonej przez Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach w ramach projektu „Na początek staż” realizowanego przez Powiatowy Urząd Pracy w Katowicach w dniach: 11-12, 15.06.2015 r.

1. Podstawa prawna:

Kontrola realizacji projektu prowadzona jest na podstawie zapisów Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia 2007-2013 i art. 27 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (tekst jednolity: Dz. U. 2014, poz. 1649 z późn.zm.), a także w oparciu o przepisy wewnętrzne wydane na podstawie tej ustawy przez podmioty tam wskazane, w tym Wytyczne
w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki IZ PO KL oraz zgodnie z Zasadami kontroli w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013. Treść Wytycznych oraz treść umowy stanowią regulacje określające jak otrzymane środki muszą być wydatkowane, aby uznać je za koszty kwalifikowalne realizacji projektu. Powyższe procedury stanowią „inne procedury obowiązujące przy wykorzystaniu środków” finansowych,
o których mowa w art. 207 ust. 1 pkt 2 w związku z art. 184 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r.
o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.). W związku
z powyższym naruszenie ww. Wytycznych stanowi naruszenie przepisów prawa.

Zalecenia zostały sformułowane w oparciu o Zasady kontroli w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013, Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 sierpnia 2009 r. w sprawie szczegółowych warunków odbywania stażu przez bezrobotnych (Dz. U. z 2009 r.
Nr 142, poz. 1160) oraz zapisy umowy o dofinansowanie projektu nr UDA-POKL.06.01.01-24-062/12-00 z dnia 26.07.2013 r.

2. Ocena kontrolowanej działalności:

Kategoria nr 2 – system funkcjonuje/projekt jest realizowany, co do zasady w sposób poprawny,
ale potrzebne są usprawnienia.

3. Zalecenia pokontrolne dotyczące:

4. Dokumentacji określającej warunki realizacji projektu oraz weryfikacji sposobu zapewnienia właściwej ścieżki audytu:

Ustalenia:

1. Stwierdzono częściowe niezachowanie prawidłowej ścieżki audytu z uwagi na konieczność uzyskania dodatkowych wyjaśnień od Beneficjenta na etapie procedury kontradyktoryjnej.

2. Beneficjent w części zawieranych umów nie zawarł informacji o prawie wglądu uprawnionych podmiotów we wszystkie dokumenty związane, jak i niezwiązane z realizacją projektu przez cały okres ich przechowywania.

Zalecenia:

Ad. a)

IP2 zaleca, aby w przypadku realizacji kolejnych projektów współfinansowanych ze środków unijnych dołożyli Państwo należytej staranności w prowadzeniu dokumentacji projektowej w celu zachowania prawidłowej ścieżki audytu w rozumieniu Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006
z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykorzystania Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz Rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Prawidłowa ścieżka audytu oznacza przejrzysty opis przebiegu operacji finansowej, gospodarczej lub procesu od samego początku, w trakcie ich trwania aż po zakończenie, z opisem sposobu dokumentowania i kontroli tych operacji. Ścieżka audytu powinna umożliwiać śledzenie kolejnych faz zatwierdzania, rejestrowania i sprawdzania pojedynczej operacji lub procesu. Jest narzędziem wspomagającym zarządzanie w organizacji i jest jednym z podstawowych mechanizmów kontroli wewnętrznej, umożliwiając wykrycie luk i niesprawności w procesie. Dokumentacja projektowa powinna być prowadzona w sposób spójny i rzetelny, tak by w trakcie prowadzenia czynności kontrolnych nie powstały wątpliwości co do kwalifikowalności poniesionych w ramach realizowanego projektu wydatków. Dodatkowo proszę o przekazanie wraz ze Sprawozdaniem
z realizacji niniejszych Zaleceń informacji o sposobie wykorzystania uwag w tym zakresie.

Ad. b)

Zgodnie z zapisami § 18 umowy o dofinansowanie projektu Beneficjent jest zobowiązany do zapewnienia Instytucji Wdrażającej (Instytucji Pośredniczącej II stopnia) oraz innym uprawnionym podmiotom prawa wglądu we wszystkie dokumenty związane, jak i niezwiązane z realizacją Projektu, w tym: dokumenty elektroniczne oraz dokumenty związane z częściami projektu realizowanymi bezpośrednio przez wykonawców Projektu, przez cały okres ich przechowywania. Wobec powyższego IP2 zaleca, aby pisemnie poinformowali Państwo wykonawców, z którymi zostały zawarte umowy
w ramach projektu o prawie wglądu Instytucji Wdrażającej (Instytucji Pośredniczącej II stopnia) oraz innych uprawnionych podmiotów do ich dokumentów związanych, jak i niezwiązanych z realizowanym projektem przez instytucje wymienione w § 18 pkt 1 umowy o dofinansowanie projektu. Jednocześnie IP2 zaleca dokonanie weryfikacji wszystkich umów zawartych
z podwykonawcami w ramach projektu pod kątem zawierania w/w zapisów dotyczących prawa wglądu uprawnionych podmiotów we wszystkie dokumenty związane, jak i niezwiązane z realizacją projektu. Dodatkowo IP2 zaleca, aby przekazali Państwo wraz ze Sprawozdaniem z realizacji niniejszych Zaleceń kserokopię, potwierdzoną za zgodność z oryginałem, przykładowego pisma informującego wykonawców o prawie wglądu do dokumentacji oraz potwierdzenia wysyłki do wszystkich podmiotów. Ponadto IP2 zaleca, aby w przypadku realizacji kolejnych projektów współfinansowanych z EFS dołożyli Państwo wszelkiej staranności przy podpisywaniu umów
z wykonawcami, w szczególności zwracając uwagę, aby w umowach widniał zapis umożliwiający Instytucji Wdrażającej oraz innym uprawnionym podmiotom prawo wglądu we wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu, zgodnie z uregulowaniami w tym zakresie. Dodatkowo proszę
o przekazanie wraz ze Sprawozdaniem z realizacji niniejszych Zaleceń informacji o sposobie wykorzystania uwag w tym zakresie.

2. Dokumentacji dotyczącej rozliczeń finansowych:

Ustalenia:

1. Błędny przelew z konta projektu z tytułu pokrycia składek społecznych w innym projekcie.

2. Brak wymienienia wszystkich dowodów (nr księgowy 12/1/2) poświadczających poniesiony wydatek w załączniku nr 1 do wniosku o płatność.

Zalecenia:

Ad. a)

IP2 zaleca, aby w przypadku realizacji kolejnych projektów współfinansowanych ze środków unijnych dołożyli Państwo należytej staranności przy dokonywaniu płatności z konta projektu.
Każdorazowo przed dokonaniem płatności IP2 zaleca dokonanie szczegółowej weryfikacji danych dotyczących danej transakcji, w szczególności danych dotyczących rachunków bankowych z których dokonywane są płatności w ramach projektu. Dodatkowo proszę o przekazanie wraz ze Sprawozdaniem z realizacji niniejszych Zaleceń informacji o sposobie wykorzystania uwag w tym zakresie.

Ad. b)

W wyniku weryfikacji danych umieszczonych w zestawieniu dokumentów potwierdzającym wydatki objęte wnioskami o płatność (Zał. 1 do wniosków beneficjenta o płatność) z oryginałami posiadanych przez Beneficjenta dokumentów księgowo-finansowych stwierdzono, iż w załączniku nr 1 do wniosku o płatność za okres od 01.12.2013 do 31.12.2013 w pozycji 10, w kolumnie 2 o nazwie: ,,Numer księgowy lub ewidencyjny”, został umieszczony tylko zapis RK/12/1/3, a winno być 12/1/2; 12/1/3.
Z uwagi na fakt, iż wykazane uchybienie w obszarze finansowym ma charakter błędu formalnego nie przekłada się na zmianę kwoty wydatku kwalifikowalnego. Ponadto IP2 zaleca, aby w przyszłości z należytą starannością, zgodnie z danymi zawartymi na dokumentach księgowych, wypełniali Państwo Załącznik nr 1 do wniosku o płatność „Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem”. Natomiast osoba odpowiedzialna za przygotowywanie wniosków beneficjenta o płatność, powinna każdorazowo sumiennie zweryfikować ich poprawność, a w przypadku wykrycia uchybień, podjąć czynności zmierzające do ich usunięcia. Dodatkowo proszę o przekazanie wraz ze Sprawozdaniem z realizacji niniejszych Zaleceń informacji o sposobie wykorzystania uwag w tym zakresie.

3. Dokumentacji dotyczącej zgodności realizacji projektu z przepisami i zasadami wspólnotowymi i krajowymi (w tym realizacji obowiązków wynikających z: przepisów o ochronie danych osobowych, przepisów o pomocy publicznej, stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych/procedur dokonywania zakupów i dostaw poniżej równowartości kwoty 14 000,00 euro netto oraz stosowania Zasady konkurencyjności/ Zasady efektywnego zarządzania finansami):

Ustalenie:

IP2 rekomenduje, aby zapisy wewnętrznych uregulowań Beneficjenta dotyczące dokonywania zakupów współfinansowanych ze środków unijnych określały procedury w odniesieniu do dokonywania przedmiotowych zakupów w każdym z wymaganych progów.

Zalecenie:

IP2 rekomenduje, w ramach dobrych praktyk, aby podczas realizacji w przyszłości projektów współfinansowanych ze środków EFS, sporządzali Państwo w formie pisemnej procedury dotyczące dokonywania zakupów współfinansowanych ze środków unijnych, które będą określały procedury
w odniesieniu do dokonywania przedmiotowych zakupów w każdym z wymaganych progów. Proszę, aby przekazali Państwo wraz ze sprawozdaniem z realizacji niniejszych Zaleceń informację o sposobie wykorzystania uwag w tym zakresie.

4. Kwestie wymagające wyjaśnienia:

Ad.1

W Formularzu rekrutacyjnym (…), Deklaracji uczestnictwa w projekcie oraz w Załączniku nr 2 do wniosku o zawarcie umowy o zorganizowanie stażu zawarto pouczenie o odpowiedzialności karnej wynikającej z art. 233 § 1 kodeksu karnego. Zgodnie z zapisami art. 233 § 6 ustawy z dnia 06 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (tekst jednolity: Dz. U. z 2015 r., poz. 396) „Przepisy § 1–3 oraz 5 stosuje się odpowiednio do osoby, która składa fałszywe oświadczenie, jeżeli przepis ustawy przewiduje możliwość odebrania oświadczenia pod rygorem odpowiedzialności karnej.” Z uwagi na powyższe zostali Państwo zobowiązani do wskazania przepisów prawa, na podstawie których w w/w dokumentach powołano się na możliwość pociągnięcia uczestników projektu/organizatora stażu do odpowiedzialności karnej wynikającej z art. 233 § 1 KK.

Korespondencją prowadzoną w ramach procedury kontradyktoryjnej przedstawili Państwo wyjaśnienia w przedmiotowym zakresie, które zostały zweryfikowane przez IP2. Jednakże w ocenie organu kontrolującego nie znajdują one uzasadnienia w obowiązujących przepisach prawa.
Art. 75 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r., poz. 267 z późn. zm.) reguluje zasady prowadzenia postępowania dowodowego w ramach prowadzonego postępowania administracyjnego. W tym miejscu podkreślenia wymaga, iż nie każda czynność podejmowana przez Państwa ma charakter postępowania administracyjnego. Zgodnie z art. 1 ust. 1 pkt 1 Kodeks postępowania administracyjnego normuje postępowania przed organami administracji publicznej w należących do właściwości tych organów sprawach indywidualnych rozstrzyganych w drodze decyzji administracyjnych. Jednocześnie art. 9 ust. 1 pkt 14 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (tekst jednolity: Dz. U. z 2015 r. poz. 149 z późn. zm.) enumeratywnie wskazuje jakie działania są realizowane w trybie wymagającym wydania decyzji administracyjnej. W przedmiotowym katalogu nie wskazano skierowania do odbycia stażu, jako działania w przypadku którego obligatoryjne jest wydanie decyzji administracyjnej, co w konsekwencji powoduje, że skierowanie do odbycia stażu nie jest wydawane w trybie decyzji administracyjnej. Tym samym wskazać należy, iż nieuprawnione jest stosowanie uregulowań dotyczących postępowań administracyjnych, w tym zawartych w art. 75 ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. – Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz. U.
z 2013 r., poz. 267 z późn. zm.).

Ponadto zgodnie z interpretacją Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym Kapitał Ludzki brak jest możliwości pociągnięcia uczestnika projektu do odpowiedzialności karnej za złożenie nieprawdziwego oświadczenia. Przepisy ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (tekst jednolity: Dz. U. z 2015 r., poz. 396) również nie przewidują takiej możliwości. Dodatkowo podkreślić należy, iż zgodnie z zapisami art. 233 § 6 Kodeksu karnego „Przepisy § 1–3 oraz 5 stosuje się odpowiednio do osoby, która składa fałszywe oświadczenie, jeżeli przepis ustawy przewiduje możliwość odebrania oświadczenia pod rygorem odpowiedzialności karnej.” Jednocześnie zapis Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POKL precyzyjnie wskazuje, iż jednym z obligatoryjnych elementów Deklaracji uczestnictwa w projekcie jest „pouczenie
o odpowiedzialności za składanie oświadczeń niezgodnych z prawdą”, a nie „pouczenie
o odpowiedzialności karnej wynikającej z art. 233§1 Kodeksu Karnego.” Ponadto wskazać należy, że w przypadku wykrycia, iż uczestnik projektu, który złożył oświadczenie niezgodne z prawdą, co wiąże się z obowiązkiem zwrotu środków beneficjent ma prawo dochodzić roszczeń w drodze powództwa cywilnego. Wobec powyższego na podstawie analizy przedłożonych wyjaśnień dokonano sformułowania dodatkowego uchybienia oraz zalecenia o treści:

Uchybienie:

W Formularzu rekrutacyjnym (…), Deklaracji uczestnictwa w projekcie oraz w Załączniku nr 2 do wniosku o zawarcie umowy o zorganizowanie stażu, błędnie zawarto pouczenie o odpowiedzialności karnej wynikającej z art. 233 § 1 Kodeksu karnego.

Zalecenie:

Biorąc pod uwagę stwierdzone uchybienie IP2 zaleca, aby w przyszłości wszelkie dokumenty, w tym wszelkie dokumenty dotyczące kwalifikowalności uczestników projektu, były sporządzane zgodnie

z przepisami prawa powszechnie obowiązującego oraz zgodnie z dokumentacją programową.

Ponadto IP2 zaleca, aby przekazali Państwo wraz ze sprawozdaniem z realizacji niniejszych Zaleceń informację o sposobie wykorzystania uwag w tym zakresie.

Ad.2

W Informacji pokontrolnej zostali Państwo zobowiązani do złożenia wyjaśnień odnośnie zasadności dokonania zakupu sprzętu komputerowego w ramach projektu. Przedmiotowe wyjaśnienia należało złożyć w odniesieniu do zasad kwalifikowania wydatków w ramach PO KL. Podkreślić należy, iż wydatki w ramach PO KL są kwalifikowalne m.in. jeżeli są niezbędne dla realizacji projektu,
a więc mają bezpośredni związek z celami projektu; są racjonalne i efektywne, tj. nie są zawyżone
w stosunku do cen i stawek rynkowych oraz spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami (relacja nakład/rezultat). Z uwagi na powyższe zostali Państwo zobowiązani do złożenia szczegółowych wyjaśnień oraz wskazania obiektywnych przesłanek dla poniesienia wydatku na zakup laptopa wraz z oprogramowaniem w dniu 18.12.2014 r. (termin realizacji zamówienia do 30.12.2014r.) tj. 4 miesiące przed zakończeniem realizacji projektu.

Korespondencją prowadzoną w ramach procedury kontradyktoryjnej przedstawili Państwo wyjaśnienia w przedmiotowym zakresie, które zostały zweryfikowane oraz przyjęte przez IP2 jako wystarczające do uznania, iż podjęte działania są zasadniczo zgodne z wymogami wynikającymi
z dokumentów programowych.

W odniesieniu do powyższego IP2 odstępuje od sformułowania uchybienia i wydania zaleceń
w przedmiotowym zakresie.

4. Termin na przekazanie informacji o wdrożeniu Zaleceń pokontrolnych:

Proszę o przekazanie Sprawozdania o sposobie realizacji Zaleceń pokontrolnych wraz
z wymaganą dokumentacją, w terminie do 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania niniejszego dokumentu.

5. Informacje o skutkach niewdrożenia Zaleceń:

Działając na podstawie zapisów Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia 2007-2013 i art. 27 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (tekst jednolity: Dz. U.

2014, poz. 1649 z późn zm.) oraz Zasad kontroli w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013, Instytucja Wdrażająca (Instytucja Pośrednicząca II Stopnia), która wydaje Zalecenia pokontrolne weryfikuje, czy zostały one wdrożone przez jednostkę kontrolowaną. Weryfikacja ta może być dokonana na dwa sposoby:

• poprzez weryfikację odpowiednich dokumentów w siedzibie jednostki kontrolującej – jednostka kontrolowana przesyła do jednostki kontrolującej informacje, bądź dokumenty poświadczające wdrożenie Zaleceń pokontrolnych. Jeżeli informacje w ten sposób uzyskane są w ocenie jednostki kontrolującej wiarygodne i wystarczające do tego by uznać, że  Zalecenia zostały wdrożone, jednostka kontrolująca poprzestaje na tym etapie monitoringu;

• poprzez kontrolę na miejscu – jednostka kontrolująca podczas kontroli na miejscu weryfikuje, czy Zalecenia pokontrolne zostały wdrożone; kontrola tego rodzaju może przyjąć formę odrębnej kontroli, bądź stanowić część innej kontroli tego samego rodzaju realizowanej przez jednostkę kontrolującą w danej instytucji.

Decyzję dotyczącą trybu weryfikacji Zaleceń pokontrolnych podejmuje kierownik jednostki kontrolującej, biorąc pod uwagę charakter Zaleceń.

Jednostka kontrolowana jest zobowiązana, w terminie wyznaczonym w Zaleceniach pokontrolnych do ich wdrożenia oraz do pisemnego poinformowania jednostki kontrolującej o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz realizacji Zaleceń lub przyczynach niepodjęcia odpowiednich działań. Niewdrożenie Zaleceń pokontrolnych może skutkować uznaniem za niekwalifikowane części wydatków poniesionych na działania realizowane niezgodnie z zaleceniami.

Ponadto IP2 informuje, iż dokumenty programowe PO KL nie przewidują możliwości odwołania od wydanych zaleceń.”

Kontrola doraźna, przeprowadzona w Powiatowym Urzędzie Pracy w Katowicach przez inspektora Wydziału Polityki Społecznej Urzędu Miasta w Katowicach w zakresie przyznawania środków z Krajowego Funduszu Szkoleniowego w dniu 11.12.2015 r.

Przeprowadzona kontrola wykazała prawidłowość realizacji weryfikowanego zadania przez Powiatowy Urząd Pracy w Katowicach, w związku z czym odstąpiono od wydania zaleceń pokontrolnych.