Kontrole rok 2019

 

24.06.2019 r. – 30.08.2019 r.  – kontrola doraźna z elementami audytu przeprowadzona przez pracowników Wydziału Audytu i Kontroli Urzędu Miasta Katowice

Zakres: Ocena organizacji i efektywności pracy w Powiatowym Urzędzie Pracy w Katowicach

Celem przeprowadzenia kontroli było dokonanie oceny systemu zarządzania obszarem organizacji i efektywności pracy w Powiatowym Urzędzie Pracy w Katowicach oraz uzyskanie zapewnienia, że przyjęte zasady w obszarze objętym kontrolą/audytem są skuteczne i pozwalają osiągnąć zamierzone cele.

Okres objęty kontrolą: 01.01.2017 r. – 31.07.2019 r.

Wyniki kontroli ujęte zostały w Sprawozdaniu, w którym to ujęto 23 wnioski z przeprowadzonej kontroli wraz ze wskazaniem rekomendacji (zaleceń pokontrolnych).

Poniżej informacja na temat wniosków:

WNIOSEK NR 1

„Główną czynnością zaradczą wprowadzoną przez Dyrektora PUP były pisma kierowane do Naczelnika Wydziału Polityki Społecznej z prośbą o przyznanie dodatkowych etatów. Zasugerowane przez Wiceprezydenta Miasta Katowice w 2018 r. przygotowanie koncepcji przeprowadzenia reorganizacji w Powiatowym Urzędzie pracy w Katowicach, a następnie wdrożenie jej w życie w znacznym stopniu usprawniło proces obsługi cudzoziemców (poprzez wewnętrzne przesunięcie pracowników pomiędzy Działami).

Zgodnie  z poleceniem, Dyrektor PUP przesyła w każdy poniedziałek do WPS informacje za poprzedni tydzień w zakresie realizacji zadań związanych z pracą cudzoziemców.

W odniesieniu do minimalnej liczby doradców klienta w PUP należy  mieć na uwadze fakt, iż zgodnie ze zmianami w ustawie o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy jakie weszły w życie z dniem 14.06.2019 r. (na mocy których zlikwidowano profilowanie pomocy osobom bezrobotnym), każdy bezrobotny zarejestrowany w PUP musi być aktywizowany. Zmiana ta spowodowała, że osoby bezrobotne chcące uniknąć podjęcia pracy wyrejestrowują się na własny wniosek, po czym w krótkim odstępie czasu dokonują ponownej rejestracji (…) W ten sposób dokonując szacowania/prognozowania minimalnej liczby doradców klienta na kolejny rok, gdzie brana jest pod uwagę suma zarejestrowanych i wyrejestrowanych bezrobotnych w miesiącach od VII do VI a także liczba miejsc pracy, szacowana minimalna liczba doradców może okazać się wyższa niż powinna być w rzeczywistości (z uwagi na proces rejestrowania, wyrejestrowania a następnie ponownego rejestrowania się jednej osoby bezrobotnej).

Ponadto, zauważalna jest zróżnicowana ilość doradców klienta na przestrzeni ostatnich lat. Wpływ na ostateczny wynik mają m. in. : suma liczby zarejestrowanych bezrobotnych, suma liczby wyrejestrowanych bezrobotnych oraz suma liczby miejsc pracy. Na 2019 r. minimalna liczba doradców klienta obliczona zgodnie z Rozporządzeniem wyniosła 34 osoby. Według szacunkowej wartości wskaźników obliczonych dla okresu 01.07.2018 r. do 30.06.2019 r. na 2020 r. minimalna liczba doradców klienta wyniesie 32 osoby.”

Brak rekomendacji.

WNIOSEK NR 2

 „Z wyjaśnień złożonych przez Dyrektora PUP wynika, że nie zwiększa on wynagrodzeń obecnych pracowników pełniących funkcję doradców klienta środkami Funduszu Pracy, lecz zatrudnia nowych pracowników, tj. aktualnie w 2019 r. 11 osób. Z pracownikami zawierane są umowy o pracę na czas określony, co stanowi wysokie ryzyko utraty przeszkolonych już pracowników. Przepisy Kodeksu Pracy ograniczają możliwość zawierania umów o pracę na czas określony (łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba tych umów nie może przekraczać trzech), PUP z tych środków finansuje dodatkowe etaty obejmujące pracowników pełniących funkcję doradców klienta. W tym przypadku dochodzi do sytuacji w której to pracownik po przeszkoleniu nabywa doświadczenie, po czym z uwagi na otrzymanie trzeciej umowy o pracę na czas określony, zostaje zwolniony z uwagi na brak dalszego finansowania jego wynagrodzenia z Funduszu Pracy. Po czym zatrudnia się kolejnego pracownika na tych samych zasadach. W okresie wdrażania się nowego pracownika większość zadań przerzucana jest na „stałych” pracowników. Powyżej opisany problem zasygnalizował w ankiecie również Kierownik Działu ds. Pośrednictwa Pracy i Szkoleń oraz Kierownik Referatu ds. Poradnictwa Zawodowego cyt.: „przygotowanie nowo zatrudnionych pracowników wymaga czasu i jest dodatkowym obciążającym zadaniem dla całego zespołu, który przejmuje bezpośrednią obsługę klientów ze stanowiska po pracowniku, z którym ustał stosunek pracy aż do momentu zapoznania ze specyfiką pracy i przygotowania w pełni nowego pracownika obsługi”.

Reasumując ciągłe zmiany pracowników finansowanych w całości ze środków Funduszu Pracy sprawiają, że pracownicy mając świadomość odejścia nie odczuwają stabilizacji i nie angażują się w pracę w należyty sposób. Po odejściu wykwalifikowanych doradców klienta przed Dyrektorem PUP staje po raz kolejny konieczność przeprowadzenia konkursu na wolne stanowiska doradcy klienta, co generuje dodatkowe środki finansowe dla jednostki.

Rekomenduje się rozważenie przekazywania dotychczas zatrudnionym pracownikom na stanowiskach doradcy klienta „dodatków” za wykonywaną pracę ze środków finansowanych z Funduszu Pracy. Takie rozwiązanie wpłynie na zadowolenie doradców klienta ze wzrostu wynagrodzenia oraz zniweluje ciągłą rotację doświadczonych pracowników po zawarciu 3 umów.

W opinii Wydziału Audytu i Kontroli, w ustawie o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy zostały zawarte mechanizmy finansowe, które pozwalają na finansowanie z Funduszu Pracy m. in. :

- dodatków do wynagrodzeń  przysługujących niektórym pracownikom Urzędu,

- wydatków na pokrycie pochodnych od wynagrodzeń.

Ustawodawca nie obliguje do wydatkowania środków z FP w całości na wynagrodzenia pracowników zatrudnionych tylko na czas określony, dając tym samym swobodę działania i kształtowania polityki płacowej dla Dyrektora PUP. Rekomendowane przez Wydział Audytu i Kontroli dodatki do wynagrodzeń mogą stać się elementem pozytywnej motywacji do uzyskania wysokich standardów obsługi bezrobotnych i uzyskiwanie wysokiej efektywności działań aktywizacyjnych.”
 

WNIOSEK NR 3

„Poszczególne Działy/Referaty są rozproszone po całym Powiatowym Urzędzie Pracy w Katowicach. Przykładowo Dział ds. Ewidencji i Świadczeń znajduje się na Niskim oraz Wysokim Parterze.

Rekomenduje się podjęcie kroków mających na celu skupienie w jednym miejscu całego Działu/Referatu, aby nie generować ryzyka związanego ze słabym przepływem informacji pomiędzy pracownikami i Kierownikiem.

Rozproszone stanowiska pracy utrudniają prawidłowe zarządzanie komórką przez Kierownika, jednocześnie utrudniają współpracę między pracownikami i tym samym brak jest możliwości bieżącego zastępowania się w sytuacjach „kryzysowych”.”

 WNIOSEK NR 4

„Zespół kontrolny zwrócił uwagę na fakt, iż w ramach pośrednictwa pracy/pełnienia funkcji doradcy klienta, część osób bezrobotnych i poszukujących pracy kierowana jest do pracowników Działu ds. Pośrednictwa Pracy i Szkoleń, a pozostali do pracowników Referatu ds. Poradnictwa Zawodowego. Podział taki budzi zdezorientowanie wśród klientów, którzy nie wiedzą, czy mają udać się na Wysoki Parter do  Działu ds. Pośrednictwa Pracy i Szkoleń czy na Pierwsze piętro  do Referatu ds. Poradnictwa Zawodowego. Dodatkowo, pracownicy z w/w komórek, zajmujący się obsługą klienta w zakresie aktywizacji zawodowej, a w szczególności kierowaniem do pracy podlegają pod innych Kierowników, co utrudnia kwestie organizacyjne i przepływ informacji. Co więcej, pracownikom Referatu ds. Poradnictwa Zawodowego zostały dołożone dodatkowe obowiązki związane z pełnieniem funkcji doradcy klienta polegającej na stałej zindywidualizowanej opiece nad osobą zarejestrowaną.

Rekomenduje się:

- aby pracownicy zajmujący się obsługą klienta w ramach aktywizacji zawodowej, a w szczególności kierowaniem do pracy, mający zbliżone zakresy obowiązków usytuowani byli w miarę możliwości blisko siebie,

- umieszczenie pracowników zajmujących się obsługą klienta w zakresie aktywizacji zawodowej (a w szczególności kierowaniem do pracy), w ramach jednej komórki organizacyjnej, bądź przeniesienie wcześniej wspomnianych kompetencji na pracowników wyłącznie jednego Działu/ Referatu celem zmniejszenia dezorganizacji wśród klientów,

- włączenie Referatu ds. Poradnictwa Zawodowego do Działu ds. Pośrednictwa Pracy i Szkoleń”.

WNIOSEK NR 5

„W wyniku obserwacji oraz rozmów przeprowadzonych z pracownikami PUP stwierdzono, iż brak Punktu Informacyjnego w dużym stopniu wpływa niekorzystnie na funkcjonowanie i organizację Powiatowego Urzędu Pracy. Brak umieszczenia Punktu Informacyjnego przy wejściu głównym dezorientuje klientów, gdzie mają uzyskać istotne informacje. Ponadto, brak udzielania informacji przez Biuro Podawcze (zdjęcie nr 2) nie ułatwia zdobycia właściwej informacji.

Rekomenduje się przeniesienie Biura Podawczego (obecnie znajdującego się na Niskim Parterze) do miejsca gdzie znajdował się kiedyś Punkt Informacyjny, w celu udzielania klientom niezbędnych informacji i kserowania dokumentów odciążając pracowników Rejestracji, którzy musieliby te czynności wykonać podczas obsługi klienta i tym samym zmniejszy się czas obsługi klienta.

Osoba obsługująca Punkt informacyjny mogłaby udzielać informacji klientom zanim pobiorą numer z biletomatu, w zakresie wymaganych dokumentów bądź weryfikacji czy wszystkie dokumenty klient posiada w oryginale i kopii.”

WNIOSEK NR 6

„W toku czynności kontrolnych, jak i licznych obserwacji przeprowadzonych przez zespół kontrolny, zwrócono uwagę na rozproszone biletomaty na terenie Powiatowego Urzędu Pracy w Katowicach. Przykładowo biletomat do poboru numerków, celem wydania Zaświadczenia znajduje się na Niskim Parterze, a biletomat do poboru numerków celem spotkania się z doradcą klienta na Wysokim Parterze.

Rekomenduje się rozmieszczenie biletomatów w taki sposób, aby klient wchodząc do siedziby PUP nie był zmuszony pytać osoby znajdującej się w pobliżu o sposób pobrania interesującego go numerka bądź, szukać odpowiedniego biletomatu na terenie PUP.

Ponadto, w okresie wysokiego natężenia ruchu, od  godz. 08.00 do 11.00 rekomenduje się, aby pracownicy ochrony opuszczali swoje pomieszczenia i w bezpośredni sposób świadczyli usługi ochrony osób i mienia. Fizyczna obecność pracowników ochrony na salach obsługi nie tylko wprowadziłaby większy spokój, ale także mogłaby wpłynąć na porządek poprzez wskazywanie klientom właściwego poboru numerków w biletomacie.”

WNIOSEK NR 7

„Zespół kontrolny zwrócił uwagę na zbędne informacje wyświetlane na 2 telewizorach na Niskim Parterze przy Rejestracji/ Zaświadczeniach oraz na Wysokim Parterze przy Pośrednikach pracy.

Rekomenduje się:

1. usunięcie zbędnych, a zarazem nieaktualnych filmów z głośną i irytującą muzyką,
2. wyświetlanie na ekranach telewizorów informacji o wymaganych dokumentach, możliwości rejestracji internetowej, prawach i obowiązkach osób bezrobotnych i poszukujących pracy.”

WNIOSEK NR 8

„Zauważalny jest znaczny wzrost w ilości zgłoszonych dobrowolnych rezygnacji ze statusu bezrobotnego w miesiącu VII 2019 r. Zachodzi przypuszczenie, że zmiany przepisów o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, które weszły w życie z dniem 14.06.2019 r.  zachęciły osoby bezrobotne do unikania podjęcia pracy poprzez częste wyrejestrowywania się i do czasu kolejnej rejestracji korzystanie ze świadczeń zdrowotnych przez kolejne 30 dni. Powoduje to zwiększenie ilości obsługiwanych osób bezrobotnych pomimo niskiej stopy bezrobocia.

Rekomenduje się podjęcie działań zaradczych mających na celu zminimalizowanie pogłębiania się omijania prawa przez osoby bezrobotne, które tak naprawdę nie korzystają i nie chcą korzystać z pomocy oferowanej przez PUP w Katowicach (tj. znalezienie pracy).”

WNIOSEK NR 9

„(…) aktualnie nie prowadzi digitalizacji akt osób bezrobotnych. Planowany czas wdrożenia powyższego ustalono na przełomie III i IV kwartału 2019 r.

Propozycją Dyrektora PUP mającą na celu usprawnienie zadań Urzędu (tj. zwiększenie efektywności pracy) jest zwiększenie liczby pracowników wyłącznie w Centrum Aktywizacji Zawodowej (CAZ).

Rekomenduje się podjęcie działań zmierzających do wypracowania modelu ucyfrowania Urzędu w kierunku digitalizacji zasobów archiwalnych zgromadzonych w składnicy Jednostki. W tym celu winien zostać powołany zespół w skład którego wejdą wyznaczeni przez Dyrektora pracownicy. Digitalizacja w pierwszej kolejności winna objąć następujące obszary:

- Obszar I – archiwizacja zasobów

- Obszar II – bieżąca praca na stanowiskach do Rejestracji oraz wybranych stanowiskach CAZ.

Bieżące ucyfrowienie składanych przez klienta dokumentów pozwoli na bezpośredni dostęp do złożonych dokumentów każdemu pracownikowi Jednostki i wykorzystanie ich w bieżącej pracy z klientem. Powyższe działania przełożą się w przyszłości na wyższą efektywność pracy, oszczędność czasu, sprawny obieg dokumentów oraz zwiększenie bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych.”

WNIOSEK NR 10

„Na podstawie rozmów przeprowadzonych z Kierownikami Działów/Referatów i ankiet stwierdzono, że stan zatrudnienia w Dziale ds. Ewidencji i Świadczeń oraz Dziale ds. Pośrednictwa Pracy i Szkoleń jest nieadekwatny do powierzonych zadań. Na pytanie o ilość obsługiwanych klientów  w ciągu dnia/miesiąca, Kierownik Działu ds. Pośrednictwa Pracy i Szkoleń wyjaśnił, że aktualnie liczba obsługiwanych klientów jest odpowiednia, pozwalająca zrealizować powierzone zadania, natomiast są pracownicy, którzy posiadają umowę o pracę  do końca 2019 r. W przypadku braku możliwości zatrudnienia wykwalifikowanych, doświadczonych pracowników – nastąpi problem (…)”

Brak rekomendacji.

WNIOSEK NR 11

„Z uwagi na przeniesienie w 2018 r. czterech pracowników z  Działu ds. Ewidencji i Świadczeń do Działu ds. Pośrednictwa Pracy i Szkoleń, aktualnie tylko 3 pracowników zajmuje się bezpośrednią obsługą klienta w zakresie Rejestracji. Uwagę zespołu kontrolnego zwróciły nieobsadzone stanowiska nr VI – VIII znajdujące się na Niskim Parterze. Stanowiska te są posadowione obok stanowisk Rejestracji od I – V co odbierane jest przez klientów negatywnie  z uwagi na długie kolejki. Z uwagi na powyższe rekomenduje się:

- obsadzenie stanowiska VI – VIII pracownikami Działu ds. Ewidencji  i Świadczeń zasiadających na Wysokim Parterze,

- aby informacje dotyczące przerwy pracownika były bardziej widoczne dla klientów.”

WNIOSEK NR 12

„Sposób rozmieszczenia 2 kserokopiarek na Niskim Parterze w znacznym stopniu utrudnia wykonywanie pracy, tym samym wydłuża czas obsługi klienta (pracownik ze stanowiska nr V musi przejść kolejno stanowiska od IV do I aby wykonać kserokopię dokumentu, której nie zrobił wcześniej klient). Mając na uwadze swobodny dostęp do maszyn kserujących w takim czasie w jakim są one potrzebne rekomenduje się zoptymalizowanie odległości umieszczenia kserokopiarek od stanowisk obsługi najdalej posadowionych. Z uwagi na powyższe zasadnym jest:

1. umieszczenie jednej z dwóch dostępnych maszyn przy stanowisku nr III, które znajduje się bliżej pracowników,
2. zakup trzeciej kserokopiarki i umieszczenie jej w takiej odległości od stanowisk, aby skrócona była odległość pomiędzy kolejnymi kserokopiarkami a stanowiskami.

Skrócenie dostępu do kserokopiarek oraz zmniejszenie czasu oczekiwania na kserowanie  w znacznym stopniu wpłynie na komfort pracowników oraz skróci czas obsługi klienta.

Dużą rolę odegrałoby także ponowne uruchomienie Punktu Informacyjnego, a pracownicy informacji mogliby sprawdzać kompletność przygotowanych przez klienta dokumentów i jeszcze przed przyjściem do stanowisk obsługi informować klienta o brakach w dokumentacji.”

 

WNIOSEK NR 13

„Ze względu na nie zasygnalizowanie klientowi, że numer na tablicy uległ zmianie np. za pomocą sygnału dźwiękowego, osoby oczekujące nie są informowane do jakiego stanowiska mają się udać, ponadto klienci nie są w stanie nadążyć za szybko zmieniającymi się numerkami. W przypadku gdy klient przegapi wyświetlanie swojego numerka zmuszony jest pobrać nowy.

Rekomenduje się zamontowanie sygnalizacji dźwiękowej, która umożliwiłaby klientom analizowanie bieżącego przebiegu obsługi oraz nie pozwoliłaby na pominięcie swojej kolejki.

 

Z uwagi na brak dodatkowych stanowisk dla klientów oraz brak podstawowych artykułów  biurowych nie ma możliwości uzupełnienia dokumentów z zachowaniem prywatności.

Z uwagi na powyższe rekomenduje się:

1. utworzenie oddzielnego stanowiska w miejscu aktualnie stojących dwóch biletomatów do wydawania numerków do odbioru zaświadczeń, aby klienci posiadali odpowiednie warunki do wypełniania dokumentacji z poszanowaniem swojej prywatności.
2. doposażenie stanowisk dla klientów o artykuły biurowe np. długopisy.”

WNIOSEK NR 14

„W wyniku kontroli stwierdzono, iż Dział ds. Ewidencji i Świadczeń najbardziej jest obarczony pracą ze względu na małą ilość pracowników Rejestrujących bezrobotnych i poszukujących pracy (tj. 3 osoby, ponieważ jedna oddelegowana jest do Rejestracji internetowej, a druga do wydawania zaświadczeń). Ponadto, z kart urlopowych wynika, że pracownicy pełnią zastępstwa służbowe wyłącznie w ramach wykonywanych obowiązków, które są zgodne z wyznaczonymi zakresami czynności. W związku z czym istnieje ryzyko wystąpienia zbyt małej ilości pracowników wzajemnie się zastępujących. W przypadku nieobecności jednej z osób zajmujących się rejestracją, pozostali nie będą w stanie zapewnić ciągłości obsługi, co może skutkować zmniejszeniem liczby obsłużonych klientów, zwiększeniem zaległości czy oburzeniem klientów. Dodatkowo pracownicy poza bezpośrednią obsługą klienta zmuszani są do odbierania telefonów i udzielania informacji, co generuje ryzyko popełnienia błędu.

 

Ponadto, zwrócono uwagę na niespójne zapisy w § 16 ust. 1 Regulaminu Pracy Powiatowego Urzędu Pracy w Katowicach dotyczącym godzinowego czasu pracy Urzędu, a faktycznymi godzinami obsługi klienta, jak również częste blokowanie przez pracowników Działu ds. Ewidencji i Świadczeń na stanowiskach Rejestracji wydruku numerków, co powoduje wśród klientów oburzenie i złość.

 

Rekomenduje się:

1. podjęcie czynności zaradczych mających na celu zwiększenie ilości obsługiwanych klientów tj. poprzez przesunięcie pracowników i tym samym uruchomienie większej ilości stanowisk do obsługi klienta,
2. zwiększenie współpracy pomiędzy Działem ds. Ewidencji i Świadczeń  i Działem ds. Pośrednictwa Pracy i Szkoleń np. przy dużym natężeniu klientów w godzinach od 07.30 do 12.00 kierowanie pracowników do stanowisk zajmujących się rejestracją,
3. wprowadzenie możliwości pełnienia zastępstw służbowych między pracownikami zajmującymi się rejestracją/ wydawaniem zaświadczeń a pracownikami zajmującymi się obsługą osób z prawem/ bez prawa do zasiłku,
4. dostosowanie czasu pracy, który byłby adekwatny do obsługi klienta poprzez wydłużenie godzin obsługi klientów chcących się zarejestrować, przykładowo od 08.00 do 15.00 oraz poprzez zmianę godzin wydawania zaświadczeń z 08.00 – 15.00 przykładowo na 11.00 – 15.00, tym samym pracownik wydający zaświadczenia do godz. 11.00 będzie mógł rejestrować osoby bezrobotne (tj. w okresie największego natężenia).
5. Ponadto, pracownik bezpośrednio obsługujący klienta nie powinien jednocześnie udzielać informacji telefonicznej. Łączenie tych dwóch czynności  istotnie podnosi ryzyko popełnienia błędu przez urzędnika oraz niekorzystnie wpływa na jakość obsługi.”

WNIOSEK NR 15

„W trakcie oglądu zaobserwowano występowanie wykluczających się wzajemnie informacji dotyczących jednej sprawy. Sytuacja taka powoduje zdezorientowanie i wprowadzenie w błąd osoby niepełnosprawne, co do miejsca dokonania przez nie rejestracji.

Rekomenduje się:

1. przeniesienie pracownika obsługującego osoby niepełnosprawne w miejsce nieczynnego stanowiska VI, VII lub VIII znajdującego się na Niskim Parterze. W ten sposób w sytuacji braku oczekujących osób niepełnosprawnych pracownik dokonywałby rejestracji pozostałych klientów oczekujących na sali,
2. wprowadzenie do systemu kolejkowego numeru przeznaczonego dla osób niepełnosprawnych, przykładowo z literą „N”, na którym będzie widoczna informacja do jakiego stanowiska musi się on udać celem obsługi.”

 

WNIOSEK NR 16

„(…) Rekomenduje się, aby Kierownik Działu ds. Ewidencji i Świadczeń jako lider zespołu wspierał pracowników, jak i stwarzał im warunki do efektywnej pracy. Jednym z rekomendowanych rozwiązań jest bardziej efektywne wykorzystywanie doświadczonych pracowników poprzez ich przesunięcia (rotację) w miejsca, gdzie są oni aktualnie najbardziej potrzebni (o czym wspomniano już we wniosku nr 14). Cykliczny charakter natężenia obsługi klienta pozwoli w sposób miarodajny dostosować harmonogram pracy do odpowiednich stanowisk.”

WNIOSEK NR 17

„W toku obserwacji stwierdzono, iż klienci są zdezorientowani faktem, iż Dział ds. Pośrednictwa Pracy i Szkoleń nie obsługuje interesantów w jednym miejscu.

1. Rekomenduje się przeniesienie stanowisk XVII – XXI (pokój nr 9) do nieczynnych stanowisk nr I, II lub XIII znajdujących się na Wysokim Parterze – Prawa Strona.”
    

WNIOSEK NR 18

„Z uwagi na znaczną ilość informacji znajdujących się przy stanowiskach, klient nie jest w stanie dostrzec istotnych informacji dotyczących np. przerwy pracownika czy ilości otwartych stanowisk.

1. Rekomenduje się usunięcie/przeniesienie nadmiaru zbędnych ogłoszeń, reklam ze stanowisk, a wyróżnienie istotnych informacji dotyczących obsługi.”

 

WNIOSEK NR 19

„Po przeprowadzonych rozmowach z pracownikami Działu ds. Pośrednictwa Pracy i Szkoleń jak również licznych obserwacjach zespół kontrolny stwierdził, że czas oczekiwania i obsługi klienta jest stosunkowo niewielki w porównaniu z Działem ds. Ewidencji i Świadczeń stanowiska Rejestracji. Przyjmowanie interesantów odbywało się w sposób płynny, bez większych uwag ze strony klientów.

1. Rekomenduje się zwiększenie współpracy z Działem ds. Ewidencji i Świadczeń celem poprawy efektywności wykonywanych zadań na stanowiskach do Rejestracji o czym wspomniano we wniosku nr 14.”

 

WNIOSEK NR 20

„Podczas obserwacji zauważono, że klienci są zdezorientowani faktem, iż nie są informowani np. sygnałem dźwiękowym o zmianie numerka. Z tego powodu zachodzi konieczność opuszczania przez pracowników swoich stanowisk pracy celem osobistego wezwania klienta do danego stanowiska. Zaobserwowano również, że stanowiska doradców zawodowych są usytuowane w dużej odległości od siebie, stąd klienci są zmuszeni do poszukiwania stanowisk na I piętrze lub pytania oczekujących interesantów bądź pracowników gdzie znajdują się pozostałe stanowiska obsługujące klientów.

 

Rekomenduje się:

1. informowanie klientów o zmianie numerka na kolejny za pomocą sygnału dźwiękowego,
2. przeniesienie stanowisk zajmujących się doradztwem zawodowym bliżej siebie, a doradców klienta (pokój nr 1, 2) na Wysoki Parter (do Działu ds. Pośrednictwa Pracy i Szkoleń).”

 

WNIOSEK NR 21

„Na podstawie analizy wykresu nr 10 stwierdzono, iż występują wahania w ilości obsługiwanych osób bezrobotnych i poszukujących pracy na przestrzeni  lat 2017 – VII 2019. Przykładowo dla komórek organizacyjnych zajmujących się rejestracją i wydawaniem zaświadczeń największy wzrost obsługiwanych klientów odnotowuje się na przełomie  lutego – marca oraz sierpnia – września, natomiast największy spadek w miesiącu grudniu. W Referacie ds. Poradnictwa Zawodowego liczba obsługiwanych klientów utrzymuje się na zbliżonym poziomie.

1. Rekomenduje się, aby po dokonaniu analiz ilości obsługiwanych klientów w poprzednich  latach mieć na uwadze występujące tendencje wzrostowe liczby interesantów w poszczególnych miesiącach i podejmować czynności zaradcze dotyczące przejmowania przez innych pracowników PUP zadań w zakresie Rejestracji i wydawania Zaświadczeń w okresach wzmożonego natężenia klientów.”

 

WNIOSEK NR 22

„Zespół kontrolny stwierdził, iż w toku czynności kontrolnych Powiatowy Urząd Pracy podjął działania celem usprawnienia rejestracji przez internet tj. dokonał modyfikacji strony internetowej, która w chwili obecnej jest bardziej przystępna dla klienta, co więcej jest spójna ze stroną innych Wojewódzkich i Powiatowych Urzędów Pracy.”

 

Brak rekomendacji.

 

WNIOSEK NR 23

 „Przeprowadzone badanie ankietowe pokazało, iż klienci PUP posiadają wiedzę o możliwości dokonania rejestracji internetowej, jednakże z różnych przyczyn nie chcą z niej korzystać. W większości przypadków ankietowani dowiedzieli się o tej możliwości będąc już w Urzędzie Pracy. 

Rekomenduje się:

1. podjęcie działań rozpowszechnienia informacji o możliwości rejestracji internetowej oraz zwiększenie działań promujących   e- rejestrację poprzez szkoły ponadpodstawowe (na zajęciach wychowawczych czy przedsiębiorczości) oraz w Biurach Karier na uczelniach wyższych,
2. umieszczenie w PUP w Katowicach haseł zachęcających do skorzystania z rejestracji przez internet, przedstawiających korzyści klienta  z wyboru tej metody w szczególności dla osób, które mają wiedzę o tym, ale nie chcą się rejestrować internetowo, tylko wolą przyjść do Urzędu i czekać w kolejkach. Zaleca się także wykorzystać w tym celu telewizory znajdujące się w poczekalniach,
3. umieszczenie stanowisk komputerowych dedykowanych klientom, którzy nie zdążyli pobrać numerków (limit) i dla tych którzy nie posiadają komputera bądź internetu, a którzy mogliby  na miejscu dokonać rejestracji elektronicznej i umówić się na wizytę  w konkretnym terminie. Takie rozwiązanie zastosował Gdański Urząd Pracy.”

 

Pismem z dnia 05.12.2019 r. udzielono odpowiedzi.

Nawiązując do rekomendacji ujętych we wniosku nr 2 w zakresie wypłacania dodatków oprócz dodatków do wynagrodzenia wynikających z Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 maja 2014 r. w sprawie szczegółowych warunków realizacji oraz trybu i sposobów prowadzenia usług rynku pracy (D. U. z 2014 poz. 667) środki finansowe przeznaczone są na wszystkich pracowników jako czynnik motywacyjny z uwagi na fakt, że środki budżetowe są określone jako 3 % i nie stanowią żadnej motywacji dla pracowników.

 

Rozpatrując rekomendacje ujęte we wniosku nr 3 oraz 4  i 11 informuję, iż na wysokim i niskim parterze stanowiska w Dziale ds. ewidencji i świadczeń są tak rozmieszczone, aby pracownicy wykonujący te same zadania byli blisko siebie, co ułatwia im współpracę, wymianę informacji i możliwość wzajemnego zastępowania się w czasie nieobecności. Zakres zadań pracowników Stanowisk ds. ewidencji i świadczeń, jest w mniejszym stopniu związany z obsługą osób bezrobotnych niż Stanowisk ds. rejestracji, natomiast wymaga analizy dokumentów, danych zawartych w systemie Syriusz, prowadzenia postępowań administracyjnych i przygotowywania decyzji.

 

Praktyka pokazuje również, że obecne usytuowanie poszczególnych komórek organizacyjnych w urzędzie nie generuje ryzyka związanego z nieprawidłowym przepływem informacji  pomiędzy pracownikami a kierownikami oraz nie utrudnia zarządzania komórkami.

Ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy określa precyzyjnie zadania dla pracowników publicznych służb zatrudnienia, w tym pośredników pracy i doradców zawodowych / art.  36 i 38 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy/.   

Na podstawie  art. 91 ust.2 w/wym.  ustawy pracownicy zatrudnieni  na  w/wym. stanowiskach mogą pełnić funkcję doradcy klienta.

W celu usprawnienia obsługi klientów urzędu, skrócenia czasu oczekiwania, dokonano do celów aktywizacji zawodowej podziału pomiędzy dwie komórki organizacyjne zarejestrowanych osób  wg pierwszych liter nazwiska. Podział taki funkcjonuje w urzędzie od 5 lat na podstawie wypracowanych wspólnie procedur oraz wzorów druków, jednolitych w obu komórkach organizacyjnych. Klienci urzędu nie wnosili dotychczas żadnych zastrzeżeń co do takiego rozwiązania.

Bilety wydrukowane  z usytuowanego  przy wejściu do urzędu na wysokim parterze biletomatu  precyzyjnie wskazują  numer stanowiska  i miejsce zgłoszenia się w urzędzie.  Na bilecie jest również informacja dot. liczby osób oczekujących do obsługi na danym stanowisku.

Dotychczasowa organizacja pracy  i usytuowanie stanowisk związanych z aktywizacją zawodową  klientów urzędu w ramach obu komórek stanowiących CAZ - zapewnia optymalne warunki obsługi bezrobotnych, w tym w szczególności  umożliwia przestrzeganie  w praktyce zasady poufności i ochrony danych osobowych zgodnie z art.38 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

Wyjaśniam również, że informacje dotyczące przerw pracowników zostały powiększone, tak aby były bardziej widoczne dla klientów.

            Jednocześnie informuję, że planuje się zmiany organizacyjne w zakresie połączenia pracowników pełniących funkcję doradcy klienta pomiędzy Działem ds. Pośrednictwa Pracy i Szkoleń a Referatem ds. Poradnictwa Zawodowego, w jego wyniku powstanie jeden dział, natomiast z komórki Referatu ds. Poradnictwa Zawodowego zostanie wyodrębnione samodzielne stanowisko doradców zawodowych.

Z Działu ds. Pośrednictwa Pracy i Szkoleń wyodrębni się komórkę zajmującą się cudzoziemcami i powstanie Referat ds. obsługi cudzoziemców.

Powyższe zmiany powinny nastąpić po zatwierdzeniu nowego Regulaminu Organizacyjnego.

 

Ustosunkowując się do rekomendacji ujętych we wniosku nr 5 informuję, że do podstawowych zadań pracowników Biura Podawczego należy przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji wpływającej do Urzędu oraz jej niezwłoczny rozdział zgodnie  z dekretacją, wprowadzanie danych do systemu eDOK, ewidencjonowanie listów w książce nadawczej i dzienne przekazywanie na pocztę, natomiast klientom udzielają tylko ogólnych informacji oraz klientów kierują do stanowisk merytorycznych celem sprawdzenia prawidłowości dokumentów lub otrzymania merytorycznej informacji zgodnie z posiadanymi kompetencjami i zakresem obowiązków danego stanowiska pracy.

Ponadto informuję, że na byłym stanowisku informacyjnym na Wysokim Parterze nie powinni przebywać pracownicy, gdyż w okresie zimowym  z uwagi na pobliskie usytuowanie głównych drzwi wejściowych i częste ich awarie temperatury nie są sprzyjające do 8 godzinnej pracy w powyższym miejscu.

 

Nawiązując do rekomendacji ujętych we wniosku nr 6  informuję, że rozmieszczenie biletomatów systemu kolejkowego jest odpowiednie. Klienci kierujący się do rejestracji lub po zaświadczenie wchodzą dolnym wejściem i bez zbędnego przemieszczania się po budynku pobierają bilet z urządzenia znajdującego się obok stanowiska do którego się udają. Większość Klientów kieruje się na stanowiska znajdujące się na Wysokim Parterze lub I piętrze tut. Urzędu stąd ulokowanie urządzenia obsługującego te stanowiska na wprost górnego wejścia do budynku.

Natomiast w sprawie pracowników ochrony informuję, że są to pracownicy zewnętrznej firmy wyłonionej w drodze postępowania o zamówienie publiczne. Swoje zadania realizują zgodnie z podpisaną umową całodobowego świadczenia usługi ochrony osób i mienia Powiatowego Urzędu Pracy w Katowicach, a także z opisem przedmiotu zamówienia, w którym m. in. były zawarte następujące czynności:

- patrolowanie części ogólnodostępnej budynku, tj. wejścia głównego, korytarzy, holów itp.           w godzinach pracy urzędu tj. 07.30-15.30 (nie mniej niż 3 razy)

- nadzorowanie wejścia głównego do budynku przed rozpoczęciem pracy Urzędu tj. od 07:00 do 07:30 oraz po zakończeniu pracy Urzędu tj. od 15:30 do 16:00,

- ochrona bezpośrednia budynku poprzez uruchomienie grupy interwencyjnej natychmiastowej reakcji, która z należytą starannością podejmie się czynnego działania bezzwłocznie po uzyskaniu sygnału o zagrożeniu obiektu,

- interweniowanie w sytuacjach związanych z tzw. „trudnymi klientami” w godzinach pracy Urzędu tj. od 07:30 do 15:30

            Nadmieniam, że klienci obsługiwani są na wszystkich piętrach. Wobec powyższego ochrona nie powinna skupiać swojej uwagi tylko na salach obsługi.

Natomiast zgodnie z pismem Urzędu Miasta Katowice Wydziału Polityki Społecznej z dnia 02.12.2019 r. nr PS.II.7363.30.2019.SA  w 2020 roku nie będzie ochrony w tut. Urzędzie.

 

Zgodnie z rekomendacją nr 7 usunięto promocyjne filmy i wyłączono muzykę. Jednocześnie informuję, że Dział ds. ewidencji i świadczeń przygotował materiały informacyjne do wyświetlania na jednym z ekranów znajdujących się na hali przy stanowiskach rejestracji. Informacje dotyczą rejestracji internetowej, wymaganych dokumentów do rejestracji.

            Nawiązując do wniosku Nr 8 informuję, iż Ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy przewiduje możliwość wyrejestrowania się osoby bezrobotnej na własny wniosek zgodnie z art. 33 ust. 4 pkt.6.
W związku z powyższym  nie stanowi to „omijania ” prawa  przez osoby bezrobotne i nie ma konieczności podjęcia działań  zaradczych w tym zakresie.

 

W zakresie wniosku nr 9 informuję, że od listopada br. rozpoczęła się digitalizacja dokumentów osób rejestrujących się w PUP. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej planuje w programie Syriusz wprowadzić zmiany w zakresie utworzenia nowej podbazy dot. cudzoziemców. Firma Sygnity wdroży moduł digitalizacji cudzoziemców po uzyskaniu akceptacji Ministerstwa.

           

Zgodnie z wnioskiem nr 12 na niskim parterze na stanowiskach rejestracji zmniejszono odległość umieszczenia kserokopiarek. Jedna znajduje się na stanowisku nr 1, druga przy stanowisku nr 5, a trzecia przy stanowisku nr 8.

 

Nawiązując do wniosku nr 13 wyjaśniam, że przy stanowisku wydawania zaświadczeń zmniejszono do jednego ilość biletomatów. Na hali przy stanowisku wydawania zaświadczeń znajduje się kilka stolików rozmieszczonych w różnych miejscach, tak aby  klienci mogli swobodnie, nie przeszkadzając sobie nawzajem, wypisywać niezbędne wnioski.

Materiały biurowe np. długopisy są na bieżąco uzupełniane w ramach posiadanych możliwości.

 

Nawiązując do wniosku nr 14, 19 i 21 informuję, że w zakresie usprawnienia Działu ds. ewidencji i świadczeń w zakresach czynności specjalistów ds. ewidencji i świadczeń oraz inspektora wprowadzono zadania dotyczące rejestracji osób bezrobotnych. W przypadku dużej ilości osób do rejestracji  pracownicy całego Działu ds. ewidencji i świadczeń będą rejestrować zamiennie osoby zgłaszające się do rejestracji.

Wprowadzono wydawanie zaświadczeń w godzinach od 12.00 do 15.00.

Jednocześnie informuję, że firma Sygnity wdrożyła SEPI, co pozwoli na wymianę informacji między Miejskim Ośrodkiem Pomocy Społecznej a Powiatowym Urzędem Pracy.

Szacuje się,  że będzie to zmniejszenie o ok. 60 % wydawanych zaświadczeń.

           

Jednocześnie wyjaśniam, iż zgodnie z art 9b ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy – w ramach powiatowych urzędów pracy wyodrębniono centra aktywizacji zawodowej będące wyspecjalizowanymi komórkami organizacyjnymi powiatowego urzędu pracy, które realizują zadania w zakresie usług rynku pracy oraz instrumentów rynku pracy.

Centrum Aktywizacji Zawodowej powołane zostało do realizacji zadań dot. aktywnej polityki rynku pracy. W ramach CAZ obsługiwane są osoby bezrobotne i pracodawcy z lokalnego rynku pracy w zakresie pośrednictwa pracy, organizacji szkoleń dla osób bezrobotnych oraz poradnictwa zawodowego.

Ponadto - Centrum Aktywizacji Zawodowej – Dział ds. Pośrednictwa Pracy i Szkoleń obsługuje rynek zatrudnienia cudzoziemców na terenie RP.

Dział ds. Pośrednictwa Pracy i Szkoleń stanowi integralną część Pionu Działań Aktywizujących w strukturze organizacyjnej urzędu.

Dział ściśle współpracuje z innymi komórkami wskazanego pionu – z Referatem ds. Instrumentów Rynku Pracy, Referatem ds. Poradnictwa Zawodowego oraz ze Stanowiskiem ds. europejskiego funduszu społecznego w zakresie szeroko pojętego prowadzenia działań aktywizacyjnych skutkujących podjęciem zatrudnienia przez osoby bezrobotne.

            Pośrednicy pracy są grupą wyspecjalizowanych pracowników posiadających  kompetencje i kwalifikacje do udzielania pomocy osobom bezrobotnym w znalezieniu zatrudnienia a pracodawcom w pozyskaniu kandydatów do pracy.

Pracownicy Działu ds. Pośrednictwa Pracy i Szkoleń przed zatrudnieniem w urzędzie przystępowali do konkursu z pełną świadomością przyszłego zakresu czynności wynikającego z opisu stanowiska.

Zadania pośrednictwa pracy i doradcy zawodowego szczegółowo określają przepisy prawa rozporządzenia w sprawie szczegółowych warunków realizacji, trybu i sposobu prowadzenia usług rynku pracy / Dz. U. z 2014 poz. 667/.

Przepisy te jednoznacznie regulują zadania pośrednictwa pracy:

- przyjmowanie i rozpowszechnianie ofert pracy,

- współpraca z pracodawcą,

- organizacji giełd i targów pracy

- współpraca z osobami bezrobotnymi, w tym kierowanie do pracy i organizacja szkoleń.

Natomiast       doradcy zawodowi są grupą pracowników posiadających  kompetencje i kwalifikacje do udzielania pomocy doradczej:

- osobom bezrobotnym w  poszukiwaniu i uzyskaniu  zatrudnienia lub samozatrudnienia odpowiedniego do indywidulanych kompetencji zawodowych,

- pracodawcom w pozyskaniu odpowiednich kandydatów do pracy oraz otrzymaniu wsparcia 
w zakresie  kształcenia ustawicznego swoich pracowników w ramach środków Krajowego Funduszu   Szkoleniowego

- niezarejestrowanym osobom m.in. z zakresie planowania ścieżki zawodowej w ramach podejmowania działalności gospodarczej i pozyskiwania źródeł jej finansowania

- osobom w wieku senioralnym w zakresie powrotu na rynek pracy.

 

Rejestracja osób bezrobotnych w żaden sposób nie wpisuje się w realizację powyższych zadań.

Rejestracja osób bezrobotnych jest zadaniem ewidencyjnym przynależnym  do Działu ds. ewidencji i świadczeń, który  stanowi element odrębnego pionu w strukturze organizacyjnej urzędu -  Pionu Działań Ewidencyjno-Informacyjnych.

Brak jest możliwości prawnych i organizacyjnych na przeniesienie zadań lub zastępstwa z Działu ds. Ewidencji i Świadczeń na komórki działające w ramach CAZ .

Taki stan rzeczy ewidentnie doprowadziłby do naruszenia przepisów prawa wynikających z ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz przepisów wykonawczych w szczególności rozporządzenia w sprawie szczegółowych warunków realizacji, trybu i sposobu prowadzenia usług rynku pracy.

Zobowiązano Kierownika Działu ds. ewidencji i świadczeń do częstszego monitorowania pracy podległego personelu.

 

Odnosząc się do rekomendacji  ujętych we wniosku nr 15 informuję, że nie ma możliwości przeniesienia stanowiska ds. obsługi osób niepełnosprawnych z uwagi na optymalne jego usytuowanie w budynku, nadmieniam , że stanowisko zostało odebrane i zweryfikowane pozytywnie przez Pełnomocnika ds. Osób Niepełnosprawnych Urzędu Miasta Katowice.  

W sprawie dot. wprowadzenia do systemu kolejkowego numeru przeznaczonego dla osób niepełnosprawnych  literą „N” nie jest etyczne, stwarza zagrożenie stygmatyzacji tej grupy osób. Dostęp do usług urzędu pracy zgodnie z przepisami  prawa polega na zachowaniu zasad równości, z wykluczeniem dyskryminacji ze względu na niepełnosprawność.

 

W sprawie wniosku nr 16 wyjaśniam, że Kierownik Działu ds. ewidencji i świadczeń wspiera wszystkich pracowników Działu poprzez codzienne monitorowanie ilości zadań do wykonania i liczby osób bezrobotnych zgłaszających się do rejestracji i wprowadza doraźne rozwiązania w sytuacji, gdy pracownicy na stanowiskach mają zwiększoną ilość zadań do wykonania w ramach posiadanych zasobów.   

 

            Nawiązując do wniosku nr 17 informuję, iż  w pokoju  nr 9 znajdują się stanowiska specjalistów ds. rozwoju zawodowego, którzy poza zadaniami z zakresu pośrednictwa pracy zajmują się również inicjowaniem, organizowaniem i finansowaniem szkoleń dla osób bezrobotnych. Usytuowanie wskazanych pracowników w pokoju nr 9 zapewnia właściwe warunki do wytwarzania dokumentów związanych z organizacją szkoleń, w tym
w szczególności sporządzeniem umów szkoleniowych, naliczaniem stypendium szkoleniowego, rozliczaniem faktur za wykonaną usługę. Przeniesienie stanowisk z pokoju nr 9 na nieobsadzone stanowiska nr I, II i XIII  spowodowałoby brak komfortu przy wykonywaniu zadań wymagających szczególnego skupienia oraz mogłoby wystąpić ryzyko popełnienia błędów merytorycznych.

Na w/w  stanowiska po zatwierdzeniu nowej struktury organizacyjnej doradcy zawodowi pełniący funkcję doradcy klienta zostaną przeniesieni na nowe stanowisko.

 

Zgodnie z rekomendacją we wniosku nr 18 usunięto z drzwi boksów - zbędne, zdaniem zespołu kontrolnego, informacje.

 

W zakresie wniosku  nr 20 wyjaśniam, że informację o numerze stanowiska, numerze pokoju oraz piętrze wskazuje czytelnie pobrany  z  systemu kolejkowego bilet.

Przepływ informacji pomiędzy doradcami zawodowymi nie pełniącymi funkcji doradców klienta usytuowanymi w pok. 3, 11 i 13 na I piętrze jest właściwy, jak pokazuje dotychczasowa praktyka.  Klienci urzędu  nie zgłaszali  zastrzeżeń co do usytuowania  tych stanowisk.

Takie usytuowanie  zapewnia ponadto  przestrzeganie zasady poufności i ochrony danych zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy podczas prowadzenia  indywidualnych rozmów doradczych z klientami urzędu. 

 

Nawiązując do wniosku nr 23 zaznaczam , że w tut. Urzędzie zamontowane są trzy ekrany multimedialne, na których można skorzystać z usług elektronicznych Publicznych Służb Zatrudnienia, w tym wyznaczenia terminu rejestracji. Takie samo rozwiązanie zastosował Gdański Urząd Pracy, na które powołują się audytorzy.

 

---

29.11.2019 r. – 04.12.2019 r. – kontrola przeprowadzona przez pracowników Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach

Zakres kontroli: prawidłowość i celowość wykorzystania środków Funduszu Pracy na organizację szkoleń dla pracowników PUP zgodnie z obowiązującą ustawą z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2019 r., poz. 1482 z późn. zm) oraz obowiązującymi aktami wykonawczymi

Okres objęty kontrolą: 01.01.2017 r. – 31.12.2018 r.

Wykonanie zadań w kontrolowanym zakresie oceniono pozytywnie.

Nie wydano zaleceń pokontrolnych.