Kontrole rok 2018

Kontrola realizacji projektu pn. „Aktywizacja osób bezrobotnych w wieku 30+ zarejestrowanych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Katowicach (III)” realizowanego w ramach Działania 7.2 RPO WSL, przeprowadzonej w tut. Urzędzie przez Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach w dniach 12-17.01.2018 r.

Ocena kontrolowanej działalności: Kategoria nr 1 – projekt jest realizowany prawidłowo, ewentualnie potrzebne są niewielkie usprawnienia.

Zalecenie pokontrolne i rekomendacje: IP zaleca wprowadzanie sprawozdań z wykorzystaniem aplikacji SHRiMP w terminie określonym w Rozporządzaniu Rady Ministrów z dnia 07.08.2008 r. w sprawie sprawozdań o udzielonej pomocy publicznej, informacji o nieudzieleniu tej pomocy oraz sprawozdań o zaległościach przedsiębiorców we wpłatach świadczeń należnych na rzecz finansów publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1871), tj. w terminie maksymalnie 7 dni od daty udzielenia pomocy de minimis.

Zalecenia wykonano.

Kontrola przeprowadzona w dniach 25-26.07.2018 r. przez Archiwum Państwowe w Katowicach.

Zakres kontroli: kontrola przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w zakresie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym.

 Kontrola nie wykazała nieprawidłowości w zakresie prowadzenia archiwum zakładowego. Jednostka systematycznie występuje o zgody na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej.

 Stwierdzone nieprawidłowości

 Zastrzeżenia budzi sposób zdawania akt przez komórki organizacyjne do archiwum zakładowego oraz korzystanie przez jednostkę z instrukcji kancelaryjnej oraz wykazu akt, które nie zostały w pełni dostosowane do obiegu i rodzaju dokumentacji występującej w Urzędzie.

W pomieszczeniu nr 2 pomimo przeprowadzenia prac związanych z usunięciem zawilgocenia ze ścian zawilgocenie to znowu jest widoczne.

 Zalecenie dotyczące sposobu usunięcia nieprawidłowości

 Pismem z dnia 02.11.2018 r. Powiatowy Urząd Pracy w Katowicach wystąpił do Komunalnego Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej w Katowicach o usunięcie  w sposób trwały zawilgocenia ze ścian.

 Pismem z dnia 09.11.2018 r. komórki organizacyjne tut. Urzędu otrzymały pisemne polecenie stosowania przepisów kancelaryjno – archiwalnych ze szczególnym naciskiem na prawidłowe przekazywanie akt do archiwum zakładowego.

10-19.04.2018 r. – kontrola w zakresie sprawdzenia prawidłowości wykorzystania środków z Funduszu Pracy na realizację Krajowego Funduszu Szkoleniowego zgodnie z obowiązującą ustawą z dnia 20 kwietnia 2004 r.  o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2017 r. , poz. 1065 z późn. zm.) oraz obowiązującymi aktami wykonawczymi przez pracowników Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego.

 Zakres kontroli: kontrola w zakresie sprawdzenia prawidłowości wykorzystania środków z Funduszu Pracy na realizację Krajowego Funduszu Szkoleniowego zgodnie z obowiązującą ustawą z dnia 20 kwietnia 2004 r.  o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2017 r. , poz. 1065 z późn. zm.) oraz obowiązującymi aktami wykonawczymi

 Wykonanie zadań w kontrolowanym zakresie oceniono pozytywnie pomimo stwierdzonych nieprawidłowości, gdyż stwierdzone w toku kontroli nieprawidłowości nie przekraczały założonego dla kontroli progu istotności.

 Polecono:

1. Zmienić i stosować jednolitą, jednoetapową, przejrzystą i rzetelną procedurę rozpatrywania wniosków o finansowanie ze środków KFS kosztów kształcenia pracowników i pracodawców. Ocena merytoryczna nie powinna zawierać elementów oceny formalnej.

          Termin realizacji: niezwłocznie od dnia otrzymania Wystąpienia pokontrolnego

2. Wszczynając postępowanie w sprawie przyznania  środków z Krajowego Funduszu Szkoleniowego, Urząd Pracy powinien zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy  i Polityki Społecznej z dnia 14 maja 2014 r. w sprawie przyznawania środków z Krajowego Funduszu Szkoleniowego (Dz. U. z 2018 r., poz. 117) wezwać wnioskodawcę do uzupełnienia braków w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż  7 dni, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie wniosku bez rozpatrzenia. Zasadę te należy stosować do wszystkich wniosków wypełnionych nieprawidłowo.

          Termin realizacji: niezwłocznie od dnia otrzymania Wystąpienia pokontrolnego

Powiatowy Urząd   Pracy w Katowicach   w odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne  Wojewody Śląskiego z dnia  16.10.2018 r. nr PSIIIa.862.1.8.2018 przekazał informację o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych.

Zgodnie z zaleceniami pokontrolnymi Powiatowy Urząd   Pracy w Katowicach   zastosuje jednoetapową  procedurę rozpatrywania wniosków o finansowanie ze środków KFS kosztów kształcenia ustawicznego pracowników i pracodawcy. Ocena merytoryczna nie będzie zawierała elementów oceny formalnej.

Wszczynając postępowanie w sprawie przyznania środków KFS urząd  będzie wzywał Wnioskodawców do uzupełnienia  braków w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 7 dni
i nie dłuższym niż 14 dni  wraz z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie wniosku bez rozpatrzenia  w trybie  obowiązujących przepisów   §6 ust.3 pkt.1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 maja 2014r. (Dz. U. z 2018r. poz. 117).

Z uwagi na to, że  w roku bieżącym nabory wniosków są zakończone, zalecenia pokontrolne  dot. rozpatrywania wniosków o sfinansowanie ze środków KFS kosztów kształcenia ustawicznego pracowników i pracodawców będą wdrożone od następnego naboru tj. w roku 2019.

25-26.09.2018 r. – kontrola przeprowadzona przez pracowników Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach

Zakres kontroli: Sprawdzenie stopnia przygotowania organizacyjnego i realizacji zadań w zakresie podejmowania pracy przez cudzoziemców na terytorium RP na podstawie przepisów ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy ( Dz. U. z 2018 r., poz. 1265 z późn. zm.) oraz obowiązujących aktów wykonawczych.

 Okres objęty kontrolą:

Od 01.01.2018 r do 31.08.2018 r.

Zalecenia pokontrolne – nie dotyczy.

Kontrola przeprowadzona przez Najwyższą Izbę Kontroli „Przygotowanie administracji publicznej do obsługi cudzoziemców”

Zakres przedmiotowy kontroli:

1. Adekwatność organizacji, poziomu zasobów i polityki informacyjnej urzędów administracji publicznej oraz ich współpracy z innymi instytucjami w zakresie obsługi cudzoziemców.
2. Wpływ obowiązujących przepisów prawa oraz procedur wewnętrznych na obsługę cudzoziemców, oraz na poziom zadowolenia polskich przedsiębiorców z tej obsługi.
3. Prawidłowość realizacji zadań związanych z obsługą cudzoziemców.

Okres objęty kontrolą:

Od dnia 01 maja 2014 r. do dnia zakończenia czynności kontrolnych w 2018 r. tj. do dnia 27.11.2018r.

22-26.10.2018 r. – kontrola przeprowadzona przez pracowników Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach

Zakres kontroli: Kontrola w zakresie prawidłowości wydawanych orzeczeń administracyjnych i przestrzegania przepisów kodeksu postępowania administracyjnego oraz ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz przepisów wykonawczych do ww. ustawy.

Przedmiot kontroli: zbadanie prawidłowości postępowania administracyjnego, prowadzonego w trybie art. 151 ustawy z dnia 14.06.1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz. U. z 2017 r., poz. 1257 z późn. zm.) i jego skutków w zakresie dochodzenia obowiązku zwrotu nienależnie pobranych świadczeń.

W dniu 10.01.2019 r. wpłynęło Wystąpienie pokontrolne.

Ocena ogólna – pozytywna z nieprawidłowościami.

 Uwagi i zalecenia pokontrolne:

1. Wzruszanie decyzji ostatecznych w trybie art. 154 i 155 Kpa w przypadkach, gdy zachodzą takie przesłanki, tj. wyrażenie przez stronę zgody na zmianę decyzji lub słuszny interes strony;
2. Stosowanie trybu wznowienia postępowania wyłącznie, gdy zachodzą przesłanki, zawarte w art. 145 § 1 Kpa;
3. Dokonywanie właściwej subsumpcji przepisu art. 145 § 1 Kpa do okoliczności faktycznych, stanowiących podstawę wznowienia postępowania;
4. Zgodnie z art. 10 Kpa, zapewnienie stronom czynnego udziału w każdym stadium postępowania administracyjnego, prowadzonego w wyniku jego wznowienia, przy uwzględnieniu zasad prawdy obiektywnej i praworządności, zawartych w art. 7 i art. 77 Kpa;
5. Wydawanie decyzji administracyjnych, zawierających prawidłową podstawę prawną, zgodnie z art. 107  § 1 Kpa.

Biorąc pod uwagę wyjaśnienia pracowników PUP w Katowicach, udzielone do protokołu, zasadne jest podniesienie wiedzy pracowników w zakresie stosowania procedury administracyjnej, a zwłaszcza wzruszania decyzji ostatecznych.